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Gmail の自動振り分け機能を使いこなして、メール管理を効率化しよう!

Gmail の自動振り分け機能を使いこなして、メール管理を効率化しよう!

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Gmailで特定のメールアドレスを振り分けたい場合、「ラベル」機能が有用です。事前に設定しておけば自動で振り分けてくれるため、ビジネスシーンでも大いに役立ちます。

しかし、実際の設定方法がわからず、うまく活用できていないという方もいるのではないでしょうか。この記事ではGmailの自動振り分け機能について触れたうえで、PC・スマホでの設定方法や、複数アカウントでの共有方法などを詳しく解説します。

Gmailの自動振り分け機能とは?

メールサービスの多くは、受信したメールを自動で振り分ける機能を備えています。Googleが提供するGmailでは「ラベル」の機能を使うことで自動振り分けが可能です。

Gmailの受信メールは「受信トレイ」に格納されますが、件数が多い場合は重要なメールを読み逃したり、誤って削除してしまったりといったりといったリスクもあります。このようなリスクを避けるために、ラベル機能は非常に有用です。

メールアドレスなどの条件をあらかじめ設定しておけば、設定の通りに指定のラベルへ振り分けられます。「取引先」「〇〇株式会社」「製品A」など任意のラベル名を付けて管理できるため、ビジネスシーンでも大いに役立つでしょう。

【PC版】Gmailの自動振り分けを設定する手順

次に、Gmailの自動振り分けを設定する手順について、以下の内容を紹介していきます。

  • Step1: 振り分けたいメールを選択する
  • Step2: フィルタ条件を設定する
  • Step3: ラベルを設定して自動振り分けを完了する

Step1: 振り分けたいメールを選択する

まずはWebページのGmailにログインし、受信トレイを表示します。振り分けたいメールを探して、左側のボックスにチェックを入れましょう。なお、ここではGoogleのメールアドレスを例に説明していきます。

①振り分けたいメールのチェックボックスをクリック

チェックを入れた状態で、上部の3点マークをクリックします。メニューが表示されるので、「メールの自動振り分け設定」を選択してください。

②「メールの自動振り分け設定」をクリック

Step2: フィルタ条件を設定する

「メールの自動振り分け設定」をクリックすると、設定画面に移ります。「From」には選択したメールアドレスが自動入力されているので、件名やキーワードに条件がなければそのまま「フォルダを作成」を選択してください。

③条件を指定し「フィルタを作成」をクリック

「添付ファイルあり」にチェックを入れると、指定したメールアドレスからの添付ファイル付きメールのみが振り分けられる仕様です。その他、サイズや送信者アドレスなども条件に加えられます。

「フォルダを作成」を押すと次の設定に移動するので「ラベルを付ける」をチェックしましょう。「新しいラベル」を選択し、希望のラベルを入力します。

④「ラベルを付ける」にチェック

なお、最下部の「一致するスレッドにもフィルタを適用する」をチェックすると、すでに受信している該当メールが自動で振り分けられます。過去のメールも振り分けたい場合はここもチェックしておきましょう。

Step3: ラベルを設定して自動振り分けを完了する

ラベルの入力欄があるので、任意の文字を記入してください。ここでは一例として「Google」と入力しています。最後に「作成」をクリックして完了です。

⑤入力欄に希望のラベル名を記入して作成完了

作成したラベルは、Gmailページの左側の「ラベル」欄に並びます。ラベル名やラベルのカラーは作成後でも変更できるので、状況に応じてカスタマイズしましょう。

【スマホ版】Gmailの自動振り分けを設定する手順

次に、スマホでGmailの自動振り分けを設定する手順について、以下の内容を紹介していきます。なお、2024年7月現在はPCと同様の操作で作成する手段がありません。細かい条件の設定はできませんが、ここではGmailアプリを使って簡易的にラベルを設定する手順をご紹介します。

  • Step1: Gmailアプリで新しいラベルを作成する
  • Step2: 作ったラベルの設定画面へ移動する
  • Step3: メールアドレスを指定して自動振り分けを完了する

Step1: Gmailアプリで新しいラベルを作成する

まずはGmailアプリを開き、上部左側にあるマークをタップします。メニューが表示されるので、「ラベル」の一番下にある「新規作成」を選択してください。

①アプリのメニュー欄から「新規作成」を選択

新しいラベルを作成する画面に移ります。入力欄があるので希望のラベル名を入力しましょう。ここでは「Google」と記入しています。

②希望のラベル名を入力し、保存

文字を入力し、「保存」をタップするとラベルの新規作成は完了です。

Step2: 作ったラベルの設定画面へ移動する

空のラベルが作成された状態なので、ここから振り分けたいメールを設定していきます。再度メニューを開き「設定」をタップ。受信トレイ設定の「受信トレイのカスタマイズ」を選択しましょう。

③再度メニューを開き「受信トレイのカスタマイズ」をタップ

受信トレイのカスタマイズ画面が表示されたら、上部にある「ラベル」を選択し、先ほど作成した新規ラベルをタップします。

④「ラベル」をタップし、一覧野中から作成したラベル名を選択

Step3: メールアドレスを指定して自動振り分けを完了する

次の画面で、ラベルに自動振り分けをしたいメールアドレスを指定します。青文字で書かれた「追加...」をタップし、「From」の欄にメールアドレスまたは名前を記入しましょう。

コピー&ペーストが可能なため、事前にメールアドレスをコピーしておくと入力の手間が省けます。入力すると該当するメールが表示されるので、誤りがないか確認してから「保存」をタップします。

⑤From欄にメールアドレスを入力し、保存

Gmailアプリでの自動振り分け設定は以上です。過去の受信メールを振り分けることはできませんが、以降受信したメールは以下の画像のように指定ラベルへ自動で格納されます。

⑥設定後に届いたメールは自動で振り分けられる

なお、メールアドレスの追加やラベル名の変更は、PCと同様に作成後も可能です。

Gmailの自動振り分けに関するよくある質問とトラブルシューティング

次に、Gmailの自動振り分けに関するよくある質問とトラブルシューティングについて、以下の内容を紹介していきます。

  • Q. ラベルとフォルダの違いは?
  • Q. 自動振り分けがうまくいかない場合の対処法
  • Q. 自動振り分け設定を別のアカウントに移行する方法
  • Q. 自動振り分け設定を変更する方法
  • Q. 自動振り分けを解除する方法

Q. ラベルとフォルダの違いは?

一般的なメールサービスの「フォルダ」と、Gmailの「ラベル」は同義と考えてよいでしょう。いずれも、メールアドレスや文字列ごとにメールの格納場所を指定し、分類して管理するための手段です。

フォルダ機能もサービスによってさまざまですが、Gmailのラベル機能においては、メールを一覧表示する受信トレイでもラベルを確認できます。

上の画像の中で、件名の左に「Google」と表示されているものが今回作成したラベルです。自動振り分け設定を行っていないメールは何も表示されないため、件数が多い受信トレイでもラベル名を瞬時に認識できます。

Q. 自動振り分けがうまくいかない場合の対処法

設定したはずのメールアドレスが自動振り分けされない場合は、設定に誤りがあるかもしれません。正しいメールアドレスでも別の条件を指定している可能性があるため、設定内容を確認してみましょう。設定直後のトラブルであれば、再度同じラベルを作成するのもひとつの手段です。

なお、Gmailアプリやスマホのブラウザからは詳細設定ができないため、可能であればPCから設定したほうがよいでしょう。

Q. 自動振り分け設定を別のアカウントに移行する方法

自動振り分け設定を別のアカウントでも反映したいときは、フィルタのエクスポート・インポート機能を使用します。Gmailにログインし、画面右上の歯車マークから「すべての設定を表示」をクリックしましょう。

設定画面が表示されるため、上部の「フィルタとブロック中のアドレス」を選択します。「テーマ」の中から、別のアカウントに反映したい条件を選んでチェックしましょう。ここでは、先ほど作成したラベルを選択しています。

希望の条件すべてにチェックを入れ、下部の「エクスポート」をクリック。「mailFilters.xml」という名前のファイルが作られるので、任意の場所に保存します。

ファイルを保存したら、自動振り分け設定を移行したいアカウントでGmailにログインしてください。同じく設定画面にアクセスし、「フィルタとブロック中のアドレス」のページにある「フィルタをインポート」をクリックします。

先ほど保存したファイルを選択すると、自動振り分け設定の条件と処理内容が表示されます。問題なければ「フィルタを作成」をクリックして完了です。

なお、過去のメールにも設定を反映したい場合は「既存のメールに新しいフィルタを適用する」をチェックしておきましょう。

Q. 自動振り分け設定を変更する方法

自動振り分け設定を変更したい場合は、PCでGmailにログインします。歯車マークから「すべての設定を表示」を選択し、変更したい項目の右側にある「編集」をクリックしてください。

上の画像のように設定項目が表示されるので、変更したい箇所を入力して「続行」をクリックします。初期の設定時の同じ項目なので、追記・修正などを済ませたら完了です。

Q. 自動振り分けを解除する方法

自動振り分けの削除も、設定画面から操作が可能です。歯車マークから「すべての設定を表示」を選択し、削除したいフィルタの右側の「削除」をクリックしてください。

削除を確認する案内が表示されるので、「OK」をクリックすると完了です。ひとつのラベルに複数のアドレスを設定している場合は、「条件」「ラベル」を確認し、不本意なフィルタを削除しないよう注意しましょう。

まとめ:Gmailの自動振り分けを活用してメール管理を効率化しよう

Gmailのラベルは、メールの自動振り分けをしたいときに非常に便利な機能です。スマホからでは設定できない項目が多く手順も複雑なので、可能であればPCからログインして操作しましょう。

また、エクスポート・インポート機能を活用すると、複数のアカウントで同じ自動振り分け設定を共有できます。Gmailアカウントを切り替えたり社内で共有したりといったこともできるため、有効活用してメール管理を効率化していきましょう。

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メール配信システム導入からコンサルティング、コンテンツ制作支援など
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