【保存版】大量のメールを効率的に処理・管理する方法 ～職場の生産性アップのコツ～

大量メールが職場にもたらす弊害と非効率

仕事において大量のメールは、具体的にどのような弊害をもたらすのでしょうか。一般社団法人 日本ビジネスメール協会が調査・発表したビジネスメール実態調査2024によると、ビジネスメールに関するデータは、以下のようになっています。

何通ものメールチェックとその返信をやっていれば、それだけでも時間がかかりますが、それに加えてメール文章の推敲、送信後の修正などをやっていれば、さらに時間は消費されます。

そして、上記の調査結果では仕事上のコミュニケーション手段の第1位は「メール」（98.6%）という結果です。時間短縮のために大量のメールを適当に処理すると、仕事上大きな支障をきたす可能性も高いといえます。

メールを効率的に処理・整理する7つのステップ

ここからは、メールを効率的に処理・整理する7つのステップについて、以下の内容を紹介します。

• Step 1: 受信トレイをゼロにする習慣をつける
• Step 2: メールの優先度を見極めて仕分ける
• Step 3: 返信はテンプレートを活用して時短する
• Step 4: 不要なメールはフィルタで自動削除
• Step 5: 重要メールは専用フォルダで管理する
• Step 6: こまめなファイル整理で受信トレイをキレイに
• Step 7: 定期的にメール管理のルールを見直す

Step 1: 受信トレイをゼロにする習慣をつける

メールを効率的に処理・整理する秘訣は、複数のフォルダを作成してメインの受信フォルダを常に空の状態にすることです。

受信メールは業務に必要なものもあれば宣伝・スパムなど仕事に関係のないメールも送信されてきます。用途・取引先など専用のフォルダを作成して、それぞれのメールが振り分けされるように設定すれば、メールを1通ずつ確認する必要はありません。

また、フォルダごとに整理をしておけば、どのメールがどこにあるか探しやすくなるため、無駄なことに時間を取られることもなくなります。

Step 2: メールの優先度を見極めて仕分ける 

受信したメールが重要な内容で早急に確認が必要なメールであっても、大量のメールに埋もれて見落としてしまう可能性が高いです。

そのため重要なメールのアドレスには、優先度が高い印が付くように設定しておきましょう。メールは優先度の高いものにマークを付けられる設定があり、この設定をしておけばすぐに重要度の高いメールがどれであるか把握できます。

設定方法・メール画面の表示はツールによって異なるため、どのように設定すればいいのか、しっかりと理解しておきましょう。

Step 3: 返信はテンプレートを活用して時短する

メール返信はあらかじめ用意したテンプレートを活用しましょう。受信したメールを確認して返信作成をするという作業を1通ずつやっていたら、膨大な時間が消費されます。またメールは請求書など同じ内容のものを何度も送ることも多いです。

テンプレートを用意しておけば、文章の冒頭と最後だけを変えるだけなので、手間がかかりません。また、メールで使う頻度の高い言い回しなどは単語登録をしておけば便利です。

Step 4: 不要なメールはフィルタで自動削除

受信メールのなかには身に覚えのない迷惑メール・スパムメールもあります。そのようなメールとビジネスメールを一緒に受信・保管すると大事なメールを見落とす可能性も少なくありません。

そのため、仕事とは一切関係ないメールは迷惑フィルタ設定をして、すぐに削除しておきましょう。一度フィルタ設定をしておけば、あとはツールが自動的に迷惑メールと判断して専用のフォルダに振り分けます。振り分けられたメールは数日後に自動的に削除される仕組みなので、自分で1通ずつ削除する手間は不要です。

Step 5: 重要メールは専用フォルダで管理する

重要なメールは受信トレイにて受け取るのではなく、重要メール専用のフォルダを作成してそこで受け取るように設定しておきましょう。専用フォルダを作成しておけば重要メールが来たことを見落とさずにすぐに確認できて、早急に対応できます。

Step 6: こまめなファイル整理で受信トレイをキレイに

有効なメールの整理方法の一つが、ファイル添付のメール・通常の文章のみのメールを分ける方法です。それぞれ専用のフォルダを作成して振り分ければ、受信トレイはスッキリします。

また、ファイル・ダウンロード済みのメールは、ファイルのみを保存したらすぐに削除するというやり方もおすすめです。これによりメールの容量を減らせます。

Step 7: 定期的にメール管理のルールを見直す

これまでに、フォルダ振り分け・重要度の高いメールの印付けなど、効率的なメール整理の方法を説明してきました。ただし同じメール管理方法をずっと実践するのではなく、定期的に見直すことも重要なポイントです。

数ヶ月に1回ほど、ツール内に管理されているメールを確認して、必要でなくなったメールの削除・振り分けフォルダのメール設定・重要メールの見直しなどをしましょう。

数ヶ月のうちに取引先が変更していることもあるため、どのメールが現在は重要であるか再確認することが必要です。不必要なメールを削除すれば、ツール内が見やすくなるだけでなく、容量も減らせます。

効率的なメール管理がもたらす3つのメリット

ここからは、効率的なメール管理がもたらす3つのメリットについて、以下の内容を紹介します。

• メリット1: 業務スピードと正確性がアップする
• メリット2: ストレスが減って集中力が高まる
• メリット3: チームのコミュニケーションが円滑になる

メリット1: 業務スピードと正確性がアップする

大量メール管理の効率化により実現するのは、業務スピードの向上です。大量のメールのなかから重要なメールを探し出す手間・返信にかける時間が短縮されるため、メール処理以外の業務に時間を費やせ、その結果、業務スピードがアップします。

また、業務の正確性も向上して、ミスが減少するのも特徴です。不必要なメールを自動的に振り分け・削除して重要なメールだけをわかりやすく表示でき、テンプレも使用すれば、連絡遅れ・表記ミスなどを回避できます。

メリット2: ストレスが減って集中力が高まる

大量のメールを効率的に管理すれば、それだけ負担がなくなりストレスも軽減されます。大量のメールを1通ずつ対処しているとそれだけで時間がかかり、集中力も持続できません。円滑に仕事が進まず、その結果生じるのがストレスの蓄積です。

ストレスがたまると簡単な作業であっても思うように進まず、さらにイライラが生じてミスが増え、それによりさらにストレスが発生するという悪循環に陥ります。

しかしメール管理の効率化が実現すれば、時間を取られることもなく作業も円滑に進み、集中力が途切れることなく一つひとつの業務に取り組めるため、ストレスを発生させることもありません。

メリット3: チームのコミュニケーションが円滑になる

大量のメール管理を効率良くできるスキルを身につければ、チームのコミュニケーションも円滑に行なえます。大勢に向けての連絡事項もメールであれば一括送信で手間がかかりません。またファイルなどを使えば、口頭で説明するよりも多くの情報を伝えられるため、説明する手間が省けます。

メールだと簡単に送受信できタイムラグもないため、緊急の要件があっても早急の対応が可能です。

チームが大勢の場合、足並みが揃わない・伝達不足などが原因で、業務に支障をきたすこともあります。しかしメールであれば、円滑なコミュニケーションが実現できるため間違いが生じることもありません。

Gmail・Outlookユーザー必見！便利な機能の使い方

ここからは、Gmail・Outlookユーザー必見！便利な機能の使い方について、以下の内容を紹介します。

• Gmailのスター・ラベル機能で仕分け作業を自動化
• Gmailのキーボードショートカットを使いこなす
• Outlookのクイック操作でワンクリックで完了
• Outlookのルールで自動仕分けと通知も可能に

Gmailのスター・ラベル機能で仕分け作業を自動化

Gmailでは、重要なメールに目印を付けられる「スター」機能があります。スターの付け方は以下の手順です。

1. 重要なメールを開く

2. メールの件名・メールアドレスの右にある星マークをクリック

3. クリックすると星マークが黄色になる

4. 画面左の項目の「スター付き」をクリック

5. 「スター付き」をクリックすると、スター付きのメール一覧が表示される

また、Gmailの振り分け機能であるラベルを使えば、メール整理・管理が円滑に行なえます。ラベルの使い方は以下の手順です。

1. 振り分けしたいメールを表示し、中黒3点のマークをクリック

2. 「ラベルを付ける」をクリック

3. 新しいラベル名を入力（ここでは「ラベル1）

4. 画面左に新規ラベルが表示される（メールは自動的にこのラベルに振り分けされる）

5. 他のメールで「ラベル1」に振り分けしたいメールを選ぶ
（「ラベルを付ける」をクリックして選ぶ）

Gmailのキーボードショートカットを使いこなす

Gmailのキーボードショートカット機能を使えば、作業の簡略化・効率化が可能です。設定は以下の手順で行ないます。

1. 右上にある設定アイコン（？マークの横）をクリック
2. 「すべての設定を表示」をクリック
3. 「キーボード ショートカット」までスクロール
4. 「キーボード ショートカット ON] を選択
5. ページ下部の「変更を保存」をクリック

Outlookのクイック操作でワンクリックで完了

Outlookでは「クイックアクション」機能の設定によって操作の簡略化が可能です。クイックアクションの設定は以下の手順で行ないます。

1. Outlook画面右端の「設定」のアイコン（歯車のアイコン、電球の横）をクリック

2. 画面左端の項目をスクロールして「アクションのカスタマイズ」をクリック

3. 追加したいアクションのボックスをチェック（最大4つまで）、チェックしたアクションはメールの横に用事される

Outlookのルールで自動仕分けと通知も可能に

Outlookの自動振り分けと通知機能も使えば、効率的なメール管理ができます。それぞれの機能の設定は以下のとおりです。

●自動振り分けの設定

1. 画面左下の「フォルダーの新規作成」をクリックして新規作成を済ませる

2. Outlook画面右端の「設定」のアイコン（歯車のアイコン、電球の横）をクリック

3. 「メール」→「ルール」→「新しいルールの追加」をクリックして、自動振り分けのルールを設定する。「条件」で振り分けしたいメール、アクションで振り分けしたいフォルダを設定。決定したら保存をクリック

●スマホに通知する設定

1. 設定→「全般」→「通知」の順でクリック

2. 「通知」をONにする

大量メール対策の注意点

大量メールの管理を実行するためには複数のフォルダ作成が便利ですが、フォルダ分けの振り分けはしっかりと確認することが大事です。大事なメールが別のフォルダに紛れ込んでしまっている可能性もあるため、どのフォルダに振り分けするのか、事前に確認しましょう。

また、迷惑フォルダも定期的に確認しましょう。迷惑フォルダは不要なメールを手間をかけずに処分する便利な機能ですが、仕事の大事なメールが手違いで迷惑フォルダに届いているパターンもあります。迷惑フォルダのメールは1ヶ月ほどで自然と削除されますが、たまに確認をしておきましょう。

また、一斉送信の際は、本当に送信先が間違っていないか送信前に確認することも大事です。間違えると大勢に間違ったメールが届いてしまいます。

まとめ：大量のメールをうまく処理・管理して業務の効率化を図ろう

毎日のように届く大量のメールは、ツールの設定を操作するだけで格段に効率化が実現し、あらゆる業務を円滑に進められます。

しかし効率化のポイントを知っていないと円滑なメール管理が実現しません。しっかりと効率化のポイントを押さえて、手間のかからないメール管理を実践しましょう。