営業のアポ取りが上手いと言われる電話のコツと例文・フレーズまとめ

アポ取りとは何か？その重要性と目的

アポ取りは自社のサービスを丁寧に売り込むために必要な商談やプレゼンの約束を取るための電話です。
突然会社に出向いて自社のサービスを売り込もうとしても煩わしい印象を与えてしまう可能性があります。
しかし、あらかじめアポイントを取っておけば、サービスを売り込む前段階の商談・プレゼンまで運びやすくなります。

ただ、アポ取りをすれば必ず応じてもらえるわけではありません。
コツを押さえてアポ取りをすることで興味を持ってもらえる企業が増えやすくなります。

営業電話でアポを取る際の基本的な流れとマナー

ここからは、営業電話でアポを取る際の基本的な流れとマナーについて、以下の内容を紹介していきます。

• Step 1: 事前準備 - 目的の明確化と顧客情報の収集
• Step 2: 電話をかける - タイミングとマナーに注意
• Step 3: 会話の流れ - 自己紹介、要件説明、アポ日時の調整
• Step 4: 締めくくり - 日時の再確認と感謝の言葉

Step 1: 事前準備 - 目的の明確化と顧客情報の収集

まずはアポ取りの目的を明確にし、顧客情報を集めるところから始めます。
アポ取りの目的が曖昧なままアポ取りを始めると、アポ取りではないマーケティング戦略のほうが効果が高くなるケースもあります。
アポ取りでないとならない目的をはっきりさせることが重要です。

また、アポ取りをすることを決めたら、顧客情報の収集のために時間を取りましょう。
相手の企業の情報を知らないままセールスすると、説得力に欠ける説明になってしまうことも想定されます。
相手に納得してもらうためには説得力が必要で、説得力を付けた説明を添えるためにも相手の情報を調べることも大事です。

特に新規顧客にアプローチする際には第一印象ですべてが決まるため、既存顧客以上に丁寧な挨拶を心掛けてください。

Step 2: 電話をかける - タイミングとマナーに注意

事前準備が完了したら、実際に取引相手に電話をかけてください。
事前に営業時間を確認し、業務の真っ最中や営業時間外に電話しないことが大切です。
業務の真っ最中の時間だと電話に出てもらえないことが多く、営業時間外には連絡が繋がりません。
できる限り始業時間付近の時間と終業時間付近の時間帯に連絡することをおすすめします。

Step 3: 会話の流れ - 自己紹介、要件説明、アポ日時の調整

実際に電話したら、自己紹介と要件の説明、アポ日時の調整を進めます。
どのような企業でどんな事業を展開しているかを伝えます。
次に、なぜアポイントの連絡を送ったのか具体的に要件を伝えてからアポ日時の調整を進めてください。

要件の説明が雑だと、取引に応じる必要はないと判断されてしまいます。
根拠も添えた上でなぜ連絡してきたのかが伝わるように要件を伝えてください。

Step 4: 締めくくり - 日時の再確認と感謝の言葉

電話の最後には、念のために日時の再確認をします。
相手が勘違いしているケースもあるため、日時を再確認しておくと認識のズレを防げます。
また、貴重な時間を割いて要件を聞いてもらったことに対する感謝の言葉を添えてください。
仮に相手が交渉に応じてくれなかったとしても、時間と使ってくれたことに対する感謝の気持ちは最低限のマナーとして伝えましょう。

アポ取りの電話をする際の重要なポイント

ここからは、アポ取りの電話をする際の重要なポイントについて、以下の内容を紹介していきます。

1. 相手の立場に立って考える - 顧客のメリットを提案
2. 簡潔明瞭に話す - 要点を絞り、長話は避ける
3. 自信を持って話す - 声のトーンや話し方に気を付ける
4. 柔軟に対応する - 相手の反応を見ながら臨機応変に

1. 相手の立場に立って考える - 顧客のメリットを提案

アポ取りの電話は相手の立場に立って考えることが重要です。
いくら自分たちが優れているサービスだと思って紹介しても、相手にその気持ちが伝わらないと商談・プレゼンには応じてもらえません。
顧客にとってどのようなメリットがあるのかを根拠を交えて丁寧に伝えることが大切です。

2. 簡潔明瞭に話す - 要点を絞り、長話は避ける

アポ取りの電話の際に、簡潔かつ明瞭に話すことも大切です。
どの程度アポ取り先の相手が理解しているか定かではありません。
専門用語を使いすぎると正確に伝わらないこともあります。
認識の違いが起きないように、可能な範囲でかみ砕いて要点を絞って説明してください。

加えて、あまり話が長いと正確に情報が伝わらない場合があります。
正確に情報が伝わらないことを考え、長話は避けてコンパクトにまとめましょう。

3. 自信を持って話す - 声のトーンや話し方に気を付ける

アポ取りだけに限らず、自信を持って話すことも重要です。
自信なさげに説明されてしまうと、いくら根拠に沿った説明をされていたとしても、伝えてもらったことを信頼してもよいのかと思わせてしまいます。
自信を持って話せば納得してもらいやすくなります。
声のトーンや話し方に気を付けて、自信なさげな印象を与えないように注意してください。

4. 柔軟に対応する - 相手の反応を見ながら臨機応変に

相手の反応を見ながら臨機応変に対応するとアポ取りで成功しやすくなります。
要点を詳しく伝えたあとに、疑問点があって質問してくれることもあります。
なにか質問された際には、柔軟に対応できるように自分の中で考えを整理しておくことが大切です。

アポ取りで説明する内容や提案するサービスの詳細について疑問点を残さないようにしましょう。

アポ取り営業電話のコツと例文・フレーズ集【新規顧客・既存顧客】

ここからは、アポ取り営業電話のコツと例文について、以下の内容を紹介していきます。

• 新規顧客へアポ取りするコツと例文
• 既存顧客へアポ取りするコツと例文
• 学生がアポを取る際のコツと例文

新規顧客へアポ取りするコツと例文

新規顧客へアポ取りする際には、突然連絡したことに対する丁寧な挨拶と自社の実績について簡潔に触れてください。
いきなりの連絡で相手を驚かせてしまうことも珍しくありません。
丁寧な切り口で話し始め、要件はできるだけ簡潔に話しましょう。

既存顧客へアポ取りするコツと例文

既存顧客へアポ取りする際には、普段からお世話になっていることに対するお礼から入って要件を伝えてください。
それ以外に関しては言葉遣いを少し変える程度で、文章の内容は新規顧客向けの内容と同じで構いません。

ちなみに、ある程度関係値の高い顧客なら電話ではなく、メールやDMでも問題ありません。

学生がアポを取る際のコツと例文

学生がアポ取りする際には、どの大学の生徒なのかをしっかり伝えてから本題に入ってください。
身元がわからないままだと質問に応じてもらえないこともあります。
また、学生であっても、相手企業のことを配慮することは大切です。
貴重な時間を取ってもらったことに対するお礼を伝えましょう。

アポを断られた際の切り返し方｜例文・フレーズ集

検討します

こちらの提案に前向きに検討している方が相手の場合は、疑問点があればいつでも回答するとの旨を伝えます。
また、必要に応じて使用感を確かめてもらうために、相手企業に伺うことを提案してみても構いません。

忙しくて時間が取れない

忙しくて時間が取れない方が相手の場合は、ひとまずメールで詳細を伝えた上で、実際に連絡してくれるとありがたい旨を伝えましょう。
その場で数分だけでもと無理に意見を押し通すとかえって印象が悪くなる可能性があります。
関係を悪化させずに提案するためにも、上記の形で提案してみてください。

いまは必要ない

今は必要ないと考えている方が相手の場合は、後日直接伺って説明することを提案してみてください。
今は必要ないとしても、より丁寧に説明してメリットを提案できると応じてもらえる可能性があります。
少しは検討している段階の返答の仕方であるため、商談当日には今購入しないと損してしまうことをアピールできると購入意欲を高められます。

予算がない

予算がない方が相手の場合は、購入するメリットを提示し、それでも購入してもらえる可能性が薄いと感じたら割引を検討してみてください。
割引すれば購入する可能性がある状態であるため、より丁寧なすり合わせができるように面談の交渉も持ちかけましょう。

上司に相談しないと判断できない

上司に相談しないと判断できない方が相手の場合は、上司と相談した上で都合のよい日程を確認してください。
上司と相談する際にもいくつかの日程の候補をこちらから提案すると、スムーズに日程調整しやすいです。

アポ取りスキル向上のためのトレーニング方法

ロールプレイングとフィードバック

アポ取りスキル向上のためには、ロールプレイングとフィードバックが欠かせません。
オペレーター役と顧客役だけでなく、客観的に指摘してくれる第三者を確保してロールプレイングをします。
客観的なフィードバックが得られると、どのような顧客が相手でも対応しやすくなります。

また、ロールプレイングは短時間で行うことが大切です。
長時間やると課題がいくつも見えてきて、他の業務に支障を与えかねません。
ほどほどに課題を見つけて改善していく程度で問題ありません。

アポ取り達成率を上げるPDCAサイクル

アポ取りスキル向上のためのトレーニングは一度きりではなく、繰り返し続けてPDCAサイクルを回す必要があります。
アポ取りは社会・業界の変化に合わせてやり方を変えていかないと、思うような成果が得られなくなってくるときが来ます。

アポ取り達成率を安定して上げ続けるためには、PDCAサイクルを回すことが重要です。

まとめ - 成功するアポ取りのために必要なこと

アポ取りをはじめとした営業は相手にとって迷惑だと感じさせてしまう傾向にあります。
しかし、コツを押さえて相手の気持ちに寄り添ってアポ取りをすることが大切です。
アポ取りでの成功率が上がると、会社の売上にも大きく貢献できます。

ロールプレイングとフィードバックを繰り返し続けてみて、客観的なアドバイスを受けながらアポ取りのコツを掴んでいきましょう。