新任メールマーケティング担当者が知っておきたいメール7つの構造とマナー

新任担当者が知っておきたいメールの構造7つ

メールの構造は、大きくこの7つに分けて考えることが出来ます。

各項目について、ここから詳しく説明していきます。
まずは、「Fromアドレス」についてです。

Fromアドレスは任意の名称に変更しよう

Fromアドレスは、変更せずに送信すると「XXXXX@emberpoint.com」のようにメールアドレスで表示され、誰から来たメールなのかパッと見て分かりづらいです。
なので、任意の名称に変えるほうが良いでしょう。

例:

• 未設定:「XXXXX@emberpoint.com」
• 設定後:「エンバーポイント株式会社」や「エンバーポイント+名前」など

このように設定することで差出人が一目で分かりやすくなります。

また、Fromアドレスを設定する際に社名よりもブランド名の認知が高い場合は、差出人名をブランド名にするなど、メールの受信側に馴染みのある差出人名での配信がおすすめです。
企業によっては個人名を強調することで私信感を出すのも有効になります。

例:

• 山田花子｜エンバーポイントなど

一見、見落としがちな項目ではありますが、どこからのメールなのか、身元を明らかにすることはとても大切です。
Fromアドレスを設定しておかなければ迷惑メールに送られることが多いので、ユーザーの誤解を招かないように、きちんとFromアドレスを設定しておきましょう。
たかがFromアドレス、されどFromアドレス、細やかな気遣いがメルマガの効果アップにも一役買ってくれるはずです。

Reply-toを設定してトラブル回避

Reply-toを設定しない場合、ユーザーが返信ボタンを押した際に差出人（Fromアドレス）に返信が来ます。
その返信先を変更するのが、Reply-to（返信先メールアドレス）です。

ユーザーからの返信メールを受け取りたいメールアドレスが、Fromアドレスと異なる場合はきちんと設定しておきましょう。
特にFromアドレスを送信専用のメールアドレスで設定している場合、ユーザーからのメールを受け取れないなどトラブルの元にもなりかねないので注意が必要です。

例:

• Fromアドレスは営業部を名義
• Reply-toはサポートセンターなど。

件名は中身を明確に伝える大事な部分

件名とは、メールを開封する前に、どんな内容が書かれているかを事前に知らせるための項目。
メールマーケティングに携わって日の浅い方でも、件名により開封率が大きく変わることはご存知でしょう。
ABテストを実施したり、いかにユーザーの受信ボックスの中で目立つことが出来るかを考えたり、日々改善を重ねている方も多いかもしれません。

件名作成は、先ほど紹介した「Fromアドレス」に注意することも大切です。
「Fromアドレス」に注意して作成しないと、以下例1のように件名が台無しになってしまうからです。

例1:
件名を「エンバーポイントからのお知らせ！メール配信システムがバージョンアップしました！」とした場合。
ユーザーに表示されるのは、このような形になります。

• From：エンバーポイント株式会社
• Subject：エンバーポイントからのお知らせ…

これだと肝心の中身が分からず、件名が活かされておりません。
差出人は、「エンバーポイント株式会社」と明確ですが、件名も「エンバーポイントからの…」とユーザーが見た場合「エンバーポイント」がダブってしまい非常にもったいないです。

一般的にメールの件名は、Fromアドレスと被らずに全角18文字以内に訴求したい内容を入れるのがおすすめです。
なぜなら、メーラーやユーザーの設定によっても異なりますが、それ以降の文字は先の例のように、「…」で省略されるなど表示されない場合が多々あるからです。

この点を踏まえ、例1を修正した内容がこちら。

例2:

• From：エンバーポイント株式会社
• Subject：バージョンアップのお知らせ！メール配…

このように変更することで、短い件名の表示枠でもメルマガの中身を明確に伝えることが出来ます。
Fromアドレスに企業名やサービス名を入れているならば、件名には必ずしもそれらを付ける必要がありません。
むしろ件名には、メルマガの中身を伝えるキャッチーなキーワードを盛り込むほうが効果的です。

件名は中身を明確に伝える大事な部分なので、ユーザーにどう見えるかまで注意して作成しましょう。

プレヘッダーを活用して開封率をあげよう

プレヘッダーとは、メール本文冒頭のテキスト部分です。
「Fromアドレス」「件名」と同様に多くのメーラーで、メール受信一覧に表示されます。

ユーザーの設定やメーラーによっては、件名よりも表示領域が多く開封率に大きく影響するポイントでもあります。「Fromアドレス」「件名」と被らないように、興味を持ってもらえるように工夫することが重要となります。

ヘッダーは開封後に初めに目にとまる部分

ヘッダーは、メルマガを開封したユーザーが一番初めに目にとまる部分。
ロゴやメルマガの名称やメニューバーなどの配置、装飾で差別化を図ることも多いです。
どこの誰が、どういう内容を配信しているのかを伝える重要な部分になるので、「私はこういうものです」というメッセージを明確に伝えることが重要。

ヘッダーは、件名だけで伝えきれないことを伝えることが出来ますので工夫して活用していきましょう。

ABテストなどでヘッダーの最適化を行った後は、同じレイアウトを毎回使用することでユーザーから親近感を持ってもらいやすく印象に残りやすくなります。

コンテンツでは目的を明確にしておく

コンテンツは、メルマガの内容部分。キャンペーンや新製品の紹介など訴求したい内容を自由に表現できる項目です。自由度が高いので作成者を悩ます部分でもありますね。
コンテンツ部分を作成するにあたって、「何を伝えたいか」「目的は何か」を明確にすること大切です。

例:
登録完了や請求メールの場合・・・目的は内容の確認なので、メルマガの中だけで情報を明確に完結させる。
Webサイトへの誘導目的の場合・・・目的はメルマガからの遷移なので、メルマガに記載する内容は最小限にしてユーザーの興味を喚起しクリックを促す。

このように目的を達成するために伝える内容を設計していくことがコンテンツ作成には求められます。

また、内容以外にもデザイン性やブランドの世界観に合っているかユーザーの利用デバイスに適しているかなど様々な要素を掛け合わせ、ユーザーにとって最適なメッセージを伝えることを意識することが重要です。

フッターには配信停止方法の記載を忘れずに

フッターは、メルマガの末尾部分。一般的に、企業名、発行者、問い合わせ先、著作権に関する文言などを入れる場合が多いです。

メルマガのフッターには、「メルマガの退会（配信停止）」に関わるリンクや手続き方法を明記する必要があります。
特電法と呼ばれる「特定電子メールの送信等に関するガイドライン」によって、広告・宣伝のメールを送信する際は、配信停止（オプトアウト）の運用が義務付けられているからです。

いくら配信対象者を減らしたくないからといって、配信停止の方法を明示せずにメルマガを配信しないように注意しましょう。

まとめ

メールマーケティング新任担当者の方に向けたメールの構造について紹介しました。
今回の基本構造をもとに自社のメールをチェックしてみて、改善出来る箇所は改善しユーザーにとって魅力的なメール配信を行っていきましょう。

担当者になったものの、何から手をつけたらよいか分からない方のヒントにこの記事がなってもらえれば幸いです。