ビジネスメールで「夜分遅くに失礼します」は何時から？正しい使い方と例文

「夜分遅くに失礼します」とは？何時から使えるのか解説

ビジネスシーンにおいては一般の解釈よりも深い時間を指すことが多く、通常は21時以降を「夜分遅く」と捉えるのが適切です。

この時間帯は、仕事を終えプライベートな時間を過ごす時間帯なので、メール送信の際には特に配慮が必要です。

また、業種や職場の文化によっても適切な時間帯が異なる場合があるので、状況に応じた判断が求められます。

「夜分遅くに失礼します」の言葉の意味とニュアンス

「夜分遅くに失礼します」という表現には、以下のような意味とニュアンスが含まれています

• 相手の私的な時間を侵害していることへの謝罪
• 時間外の連絡である旨を示している 
• 相手への配慮と敬意の表現 
• 緊急性や重要性を伝える意図

この表現を使用することで、送信者が相手の立場を考慮し、礼儀正しくコミュニケーションを取ろうとしている姿勢を示すことができます。同時に、通常の営業時間外にメールを送る正当な理由があることを示せる言葉でもあります。

不必要に夜遅くのメール送信を避けるという基本的なマナーを心がけたうえで、やむを得ない場合にのみこの表現を使用することが望ましいと言えるでしょう。

ビジネスシーンにおける夜分遅くのメール送信に関する注意点

原則として夜間（特に21時以降）のメール送信は避けるべきと言えます。

どうしても夜分遅くにメールを送る必要がある場合の対処法

業務の特性や緊急性によっては、夜間のメール送信が必要となる場合があります。その場合は通常の業務用メールの文面に加え、相手に対する配慮が必要です。

また、業務時間外にメールを送る時の基本的なマナーも存在しています。一般的なマナーを守り、相手に不快な思いをさせないメール送信を心がけましょう。

送信理由を明記し、相手への配慮を示す

夜分遅くにメールを送信する場合は、送信する理由を明確に説明しましょう。

「明日の会議の確認のため」や「急な案件の報告のため」といった具体的な理由をメールの最初のあたりで述べておけば、その意味を理解することができます。

また、メールの冒頭に「夜分遅くに失礼します」ということを添えることで、相手への配慮を示すことができます。

メール本文は簡潔かつ要点をまとめて記述する

夜間のメールは、できるだけ簡潔に要点をまとめて記述しましょう。

長文や複雑な内容は避け、必要最小限の情報のみを伝えるようにしてください。これにより、該当する人の負担を軽減し、迅速な理解を促すことができます。

詳細な説明や追加情報が必要な場合は、翌日の営業時間内に改めて連絡することを明記しておくと良いでしょう。

休日のメール送信は原則避ける

休日のメール送信は特別な事情がある場合を除き、極力避けるべきと言えます。

休日はプライベートな時間であり、昼間・夜間問わずメール送信自体が非常識、と取られる場合も考えられます。

どうしても休日にメール送信が必要な場合は、その緊急性と重要性を明確に説明し、返信を急かさないよう配慮しましょう。

緊急度や重要度が低い用件は、時間指定送信機能を活用する

緊急性や重要性の低い用途の場合、メールクライアントの時間指定送信機能の活用がおすすめです。

夜間や休日のメール送信を避けながらある程度業務を進められるので、自分のストレスも軽減できます。

メールを書いた時点で内容を確定させつつ、実際の送信を「翌営業日の朝」や「相手の始業時間」に設定することができ、大変便利です。

ビジネスメールで使える「夜分遅くに失礼します」の例文集

件名：【至急】プロジェクト提案書の送付

○○株式会社
△△部 □□様

夜分遅くに失礼いたします。
××株式会社の山田太郎でございます。

本日の打ち合わせにてご依頼いただきましたプロジェクト提案書を、
添付ファイルにてお送りさせていただきます。

明日の午前中にご確認いただきたい旨を承っておりましたので、
このような時間にメールをお送りする失礼をお詫び申し上げます。

ご多忙中誠に恐縮ではございますが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。

なお、本メールへの返信は、翌営業日以降で構いません。

今後ともよろしくお願い申し上げます。

××株式会社
営業部 山田太郎

この例文では、夜分遅くにメッセージを送信する理由を明確に説明し、相手への配慮を示しています。返信を急かさないという配慮も含まれていますので、相手を不快にさせることもないでしょう。

上司にレポートを提出する際の例文

上司との関係性によって文面は変化しますが、基本的には以下のような文章が適切です。

この例文では、レポート提出が遅れた理由、謝罪の意を伝えています。翌日の会議で使用するために夜間に送信した旨を示し、返信を急がせない配慮も含まれています。メール送信の理由と謝罪意図が伝わりやすい文面です。

同僚に急ぎの連絡をする際の例文

相手が同僚であっても、メール送信の理由や内容、謝罪の意を簡潔に述べましょう。

この例では、緊急の連絡理由を明確に説明し、具体的な依頼内容を簡潔に記載しています。送信者も早めに出社してサポートする旨を伝え、チームワークの姿勢も示しています。相手の負担を軽減する、という配慮が伝わる文面です。

「夜分遅くに失礼します」の言い換え表現と使い分け

Outlook・Gmailのメール送信予約や時間指定する方法と注意点」という記事で詳しく説明しています。ぜひ参照してください。

まとめ：夜分遅くのメール送信は慎重に！マナーを守って好感度アップ

相手との関係性や緊急性の判断、メールの内容などさまざまな所に気を配る必要があります。

こういった配慮ができるかどうかで信頼関係も変化していきます。プロフェッショナルなコミュニケーションができるよう、行き届いた配慮を心がけてください。