体調不良で欠勤・欠席する際のメール文例と返信のコツ【上司・取引先への連絡】

体調不良による欠勤・欠席のメール連絡は可能？電話との使い分け方

ここからは、体調不良による欠勤・欠席連絡のメールと電話の使い分け方について、以下の内容を紹介します。

• 上司への連絡は原則電話、2日目以降はメールでもOK
• 取引先へは電話とメールを併用して丁寧に連絡
• 同僚・部下へはメールで問題ない

上司への連絡は原則電話、2日目以降はメールでもOK

体調不良で欠勤する場合、上司への連絡は原則電話でしてください。
体調不良の連絡は、特に部下のコンディションを管理する上司にとって重要度の高い事項です。

電話であれば本人の声も確認でき、症状の重さもある程度把握してもらえます。
症状の重さを伝える意味でも、上司には原則電話で連絡しましょう。

ただ、2日目以降はメールでの連絡でも構いません。
また、社内システムで出欠状況を管理する環境が整っており、日常的に使われているのであれば初日からメールでの連絡でも問題ありません。

取引先へは電話とメールを併用して丁寧に連絡

取引先に対して体調不良の連絡を送る場合、電話とメールを併用して丁寧に連絡しましょう。

上司や同僚はなかなか切っても切り離せない社内の関係がありますが、取引先をはじめとした社外との関係はトラブル1つで切り離されることがあります。
一個人としてやり取りしているわけではなく、会社の代表として取引していることを忘れず、信用を損なう行動がないように注意が必要です。

早めに電話で連絡すれば悪い印象を与えることはありませんが、相手の好意に甘えずにメールでも重ねて謝罪の連絡を送ることで良好な関係が築きやすいです。

同僚・部下への連絡はメールで問題ない

同僚・部下に対して体調不良で休むことを伝える際には、メールでも問題ありません。
ただ、体調不良で欠勤する当日に、代わりに同僚・部下に対応してもらいたい仕事がある場合は電話で連絡してください。
業務開始ギリギリにメールを確認して、仕事を回されたことを知ると当人たちは困惑してしまうからです。
当日対応が必要な仕事があるかどうかを確認した上で連絡方法を決めましょう。

体調不良のメールを送る際の注意点とポイント

ここからは、体調不良のメールを送る際の注意点とポイントについて、以下の内容を紹介します。

• 件名は「体調不良による欠勤・欠席」と明記
• 本文では症状と状況を簡潔に説明し、謝罪の言葉を添える
• 欠勤・欠席期間と復帰予定を伝える
• 代理対応が必要な業務は引き継ぎを依頼

件名は「体調不良による欠勤・欠席」と明記

体調不良のメールの件名は「体調不良による欠勤・欠席」と明記してください。
それぞれの社員のメールボックスであっても、社内だけでなく社外のセールスメールまで届きます。

件名を確認して関係ないメールだと判断されると、メールがスルーされてしまう可能性があります。

件名で誰の体調不良による欠勤・欠席なのかわかるようにして、メールの中身を確認してもらえるようにしましょう。

本文では症状と状況を簡潔に説明し、謝罪の言葉を添える

体調不良のメールの本文には症状と状況を簡単に記しておき、謝罪の言葉を添えましょう。
症状・状況がわからないままだと心配をかけさせてしまいます。

相手を安心させるためにもどのような症状・状況なのかを簡単にわかる範囲で説明してください。
かえって長文のメールだと読み手の時間を取らせてしまうため、具体的に説明する必要はありません。

また、メールの本文に謝罪の言葉がないと、欠勤・欠席する分の穴を埋めてもらうことに対する感謝の気持ちが伝わりません。
謝罪の言葉を丁寧に伝えてください。

欠勤・欠席期間と復帰予定を伝える

復帰の見込みがある程度わかっている場合には、体調不良のメールの本文に欠勤・欠席期間を記載してください。
欠勤・欠席期間の目安がわかっていると、現場の人たちに安心感が与えられます。

ただ、あくまでも欠勤・欠席期間の目安であることを伝えなければ、事前に伝えた期間通りに復帰できなかったときに信頼を失いかねません。
予定の復帰時期であることを念押しして伝えましょう。

代理対応が必要な業務は引き継ぎを依頼

先ほども触れましたが、代理で仕事の対応をしてもらう必要がある場合は、引き継ぎの依頼を忘れないでください。
業務の遅れは社内だけでなく社外にも大きな影響が出てしまう可能性があります。

引き継ぎの遅れによって大きな損失が発生しないように、どのような業務の対応をしてほしいのかとその業務の詳細をきちんと伝えましょう。

電話での連絡の場合、引き継ぎ業務の重要事項を伝え損ねる可能性があります。
詳しい状況を伝える必要があり、長文でメール作成する余力がある場合には、重要事項を再確認しやすいメールに残しておく方法がおすすめです。

シーン別の体調不良メール文例集

ここからは、シーン別の体調不良メール文例集について、以下の内容を紹介します。

• 上司への欠勤連絡メール例文
• 取引先への欠席連絡メール例文
• 同僚・部下への欠勤連絡メール例文
• リモートワーク中の体調不良連絡メール例文
• 復帰連絡のメール例文

上司への欠勤連絡メール例文

上司への欠勤連絡メールを送る際には上記のテンプレートを活用してください。
引き継いでもらう業務がないのであれば、簡単な症状と謝罪の挨拶があれば問題ありません。
ただ、上司に心配をかけないためにも、念のため引き継ぎの業務はないことを伝えておくことをおすすめします。

取引先への欠席連絡メール例文

取引先への欠席連絡メールを送る際には日程の候補を提示せずに日程変更を願いたい旨をメールで伝えましょう。

本来ならコミュニケーションの円滑化のために、面談候補の日程をメールで送ることが多いですが、面談日程の変更を直前でお願いする形になるため、基本的には相手が提示してくれる日程に合わせてください。

どうしても相手の日程に合わせられない場合だけ日程調整の相談を持ちかけることをおすすめします。

同僚・部下への欠勤連絡メール例文

同僚・部下への欠勤連絡メールを送る際にも上司に送るメールと文章構成はほとんど変わりませんが、同僚・部下であっても謝罪の言葉を忘れずにメールの文章を作ってください。

リモートワーク中の体調不良連絡メール例文

リモートワーク中の欠勤連絡メールを送る際には、必要に応じてクラウド上のデータを使って欲しいことを伝えましょう。
基本的な文章は変えず、先ほどの例文を元に相手が上司か取引先か部下・後輩かで、内容を適宜変更してください。

リモートワークだとクラウド上で共同して作業を進めているケースも少なくありません。
その場合はデータの保存場所などを伝えておくと、メール受信者側は安心して業務が進められます。

復帰連絡のメール例文

復帰連絡のメールを送る際にはお休みをもらったことへの感謝と謝罪の挨拶をしましょう。
お休みをもらっている間に社内の業務を支えてくれた同じ部署の仲間もいます。
体調不良とはいえ、休みをもらったことを当たり前と考えずに感謝の気持ちをきちんと伝えてください。

また、復帰の目途となる日程の目安を伝えると、それに合わせて業務のリソース管理を考えてもらいやすくなります。
復帰後にもすぐに部署内で効率的に業務が進められるように、復帰の予定日を忘れず伝えるようにしましょう。

体調不良のメールへの返信マナーと例文

ここからは、体調不良のメールへの返信マナーと例文について、以下の内容を紹介します。

• できるだけ早めに返信し、相手の体調を気遣う
• 上司・取引先からのメールへの返信例文
• 同僚・部下からのメールへの返信例文

できるだけ早めに返信し、相手の体調を気遣う

体調不良のメールが送られてきたら、早めに返信して相手の体調を気遣いましょう。
体調不良のメールを送ったにも関わらず、始業時間になっても返信がないと、メール送信者側が無断欠勤になっていないか心配してしまいます。

他に急いで対応すべきタスクがあったとしても、短文で構いませんので体調不良のメールに対する返信を優先してください。

上司・取引先からのメールへの返信例文

取引先へ返信する際には、相手のメールの内容をふまえて日程調整をどのように対応するか記載しておけば問題ありません。

同僚・部下からのメールへの返信例文

体調不良の返信メールについては、上司に対して送る場合も、同僚・部下に対して送る場合も内容はほとんど変わりません。

体調不良を気遣うメールで使えるフレーズ集

体調不良である連絡を受けた際、どのような言葉で相手を気遣うか悩む方も少なくありません。
体調不良の相手を気遣う際には、以下のフレーズを使ってみてください。

• 「一日も早いご回復をお祈りしております」
• 「一日も早いご復帰をお待ちしております」
• 「厳しい寒さが続きますが、くれぐれもご自愛ください」
• 「厳しい暑さが続きますが、くれぐれもご自愛ください」

こちらのフレーズは主に取引先や上司を相手に送るメールに使いやすいフレーズです。
「お祈りしております」や「ご自愛ください」はより丁寧な表現になります。
丁寧な接し方を心掛けている相手に上記のフレーズを使いましょう。

• 「どうぞ心配なさらず、安心してご静養ください」
• 「この機会に、どうぞ十分に養生なさってください」
• 「ご返信はお気遣いないようお願いいたします。」

こちらのフレーズは主に同僚や部下を相手に送るメールに使いやすいフレーズです。
少し砕けた敬語の表現が含まれているため、目上の方や慣れ親しんでいるわけではない方を相手に使うと失礼な印象を与えてしまいます。
上記の表現は使いどころを考えてメールの文章に入れましょう。

まとめ：体調不良時のメールマナーを心得て、適切に連絡しよう

体調不良時にはすぐに上司や同僚に連絡する必要がありますが、必ずしも電話でなければならないわけではありません。
引き継ぎの業務がない場合や同僚・後輩への連絡の場合、2日目以降の欠勤の場合はメールでの欠勤・欠席でもマナー違反ではありません。

ただ、メールで連絡する際には件名をわかりやすくしたり、文面で重要事項を確実に伝えたりする必要があります。
体調不良時にメールで連絡しても構いませんが、連絡不足でトラブルが起きないように注意しましょう。