確認メールの書き方と例文【上司・取引先・同僚への送信マナーとコツ】

確認メールの基本的な構成

確認メールの基本的な要件として、まず件名にはどの要件に対しての確認メールなのかわかるタイトルを設定します。
一方的に確認メールが送られてきても、何に対してのメールなのか判別してもらえない場合もあります。
確認メールを送ればどの要件なのか把握してもらえるだろうと考えて必要情報を省略することがないように注意してください。

本文については、相手の名前や挨拶、メールの要件と返事の期限、締めの言葉、自分の署名を記載する流れが一般的です。
メールの要件についてはそれぞれの確認内容に合わせて柔軟に対応してください。

シチュエーション別の確認メール例文集

ここからは、シチュエーション別の確認メール例文について紹介していきます。

• 上司への確認・承認依頼メールの書き方と例文
• 取引先への進捗確認メールの書き方と例文
• 同僚へのタスク確認・依頼メールの書き方と例文
• メール到着・資料確認の連絡メール例文
• 「確認しました」を丁寧に伝えるメール例文

上司への確認・承認依頼メールの書き方と例文

上司に業務に関する内容を確認する場合には、最低限の挨拶は入れつつ、手短に要件をまとめます。
情報の認識の違いを感じた場合は、自分自身がどのような認識を持っていて、どのような認識の違いが生じている可能性があるのかをまとめてください。

また、上司相手であれば、「〇〇さん」の表記で構いませんが、基本的な文章内での敬語は立場に合わせて変える必要があります。少なくとも柔らかすぎる敬語にならないように注意が必要です。

他にも、相手側に問題があると感じても、お伺いするスタンスを忘れないでメールの文章を作成することも大事です。
事実であったとしても、相手が悪いと言っている印象を受ける文章にならないように気を付けましょう。

取引先への進捗確認メールの書き方と例文

取引先に進捗を確認する際には、同じ会社の人間ではないため、先に相手の身元を明記し、会社名まで含めた自分の身元を記載します。
その上で、確認したいタスクの進捗について尋ねます。
進捗を尋ねる際には、こちらからいつまでに返事が欲しいのかを明記しておくと、相手側に急いで対応してもらいやすいです。

また、進捗確認の際には、タイミングが重なって行き違いになってしまうこともあります。行き違いが起きている可能性も考慮し、改めて詳細を送ってもらいましょう。

些細な確認でも相手の手を煩わせてしまう要素があるなら、時間を取らせて申し訳ないことを添えておくと、良好な関係が維持しやすいです。

同僚へのタスク確認・依頼メールの書き方と例文

同僚にタスクの依頼をする場合、最低限の敬語は忘れないようにしましょう。
かしこまった敬語を使う必要はありませんが、日常の会話程度で構いませんので敬語を使ってメール文を作成してください。

また、タスクを依頼する際に、いつまでにどのような内容でタスクを進めてほしいかを伝える必要があります。
資料作成を依頼するなら、最低限どのような内容を入れてほしいのかまとめておくと、スムーズに資料を作成してもらいやすくなります。

メール到着・資料確認の連絡メール例文

メールの到着状況を確認する場合、どのようなメールに対して確認したいのか記載しておきましょう。
純粋にメールの返信を後回しにしていた場合は心当たりがあるかと思いますが、どのメールを見逃しているのか気づいていない場合もあります。
念のために、どのメールに対して連絡が欲しいのか記載してください。

メールが到着して見逃されているケースもありますが、メールが正しく送信されていないケースも想定されます。
メールが正しく送信されていない可能性も考え、手違いでメールが届いていない場合のことも記載しておきましょう。

「確認しました」を丁寧に伝えるメール例文

送られてきたメールの内容や資料を確認したメールを送る場合、どの内容の確認メールなのかを詳しく明記しなくても構いません。
相手側が発信したメールが軸となるため、タイトルでどの内容が大まかに記載しておけば相手も把握しやすいでしょう。

また、メールの詳細について社内で共有していつまでに協議するのかを返信メールにまとめてください。
いつまでに対応するか記載しておくと、相手側もいつまでに対応してくれるかが把握でき、安心できるでしょう。

確認メール作成のコツ

ここからは、確認メール作成のコツについて紹介していきます。

• 件名の付け方：明確さと簡潔さを意識する
• 適切な敬語の使い方と表現の工夫
• 相手の立場に立った配慮とクッション言葉の活用

件名の付け方：【要確認】など明確さを意識する

確認メールの件名では明確さを意識したタイトルを設定します。
単に「〇〇について」と書かれたメールだと、その確認メールの重要性の大きさが伝わりません。
相手に気づかれないまま数日経過してしまうこともあるため、緊急を要する場合には特に「【要確認】」といった目立つ表記を入れることをおすすめします。
他にも、「【重要】」や「【緊急】」をはじめとした表記も重要性を伝えるためにおすすめの表記方法です。

ただ、さほど重要性の高いわけではないメールであるにもかかわらず、過剰に重要性の高さを印象付けるタイトルにすると、悪い印象を与えてしまう可能性があります。
タイトルは慎重に考えてください。

適切な敬語の使い方と表現の工夫

確認メールであっても、適切な敬語の使い方と表現の工夫が必要になってきます。
ビジネス面において正しい敬語やメールの冒頭・終盤に入れる挨拶を入れることが重要です。
確認メールでも曖昧な敬語・表現にならない点に注意してください。

相手の立場に立った配慮とクッション言葉の活用

相手の立場に立った配慮とクッション言葉の活用ができると、しっかり内容を読んでもらえる文章になります。
単に自分の要件を伝えるだけだと、相手側の都合を考えてくれない相手だと認識されてしまい、文章を読む気持ちが損なわれてしまいます。

相手の立場に立った配慮とクッション言葉が活用できると、読み手に前向きな気持ちでメールの内容を読んでもらいやすいです。
加えて、メールの文章のどこに注目してメールを読んでいけばよいか判断しやすい文章が作りやすくなります。

確認メールへの返信の仕方・マナー

ここからは、確認メールへの返信の仕方について紹介していきます。

• スピーディな返信を心がける
• 件名と引用を活用した効率的な返信方法
• 確認完了の連絡と感謝の伝え方

スピーディな返信を心がける

スピーディな返信ができると、信頼できる相手として見てもらいやすいです。
1日あたりの仕事に充てられる時間は貴重な時間です。生産性を高めるためにも効率的な時間の使い方が求められます。
しかし、メールの返信が遅いと業務の流れにズレが生じてしまい、効率的な時間の使い方ができなくなってしまいます。

スピーディに返信することで相手の手を煩わせることがなくなるため、すぐに対応してくれる人だと信頼してもらいやすいです。

件名と引用を活用した効率的な返信方法

件名と引用を活用して確認メールに返信してください。
丁寧な返信メールを作ることが大事ですが、文章が多すぎるメールは目を通すのに時間がかかってしまいます。
可能な範囲でメールの読み手に時間をかけさせないように工夫することが重要です。

件名で大事な要点をまとめたり、メール文を引用したりして、何度も同じ文言がメール文の中に含まれることがないように注意しましょう。

確認完了の連絡と感謝の伝え方

メールを確認した際には、メールの確認完了の連絡を送り、メールを送ってくれたことへの感謝を伝えてください。
例えば、「お知らせの件、確認いたしました。ありがとうございます。」とメール本文の中に入れます。メールを返信しているとはいえ、メールの内容をしっかり読んでいるのか不安に感じさせてしまうことも少なくありません。

メールの内容を確認したこととメールに時間を割いてくれたことに感謝を伝え、誠実な相手として見てもらえるようになると、より円滑に連絡が取りやすくなります。

まとめ：円滑なコミュニケーションのための確認メールの重要性

ビジネスメールを送る中で、相手からもらった情報・資料について確認した上で、どのような対応をするかを伝えるメールを送る必要があります。
確認メールを送らなければ、メール受信者側がきちんとメールの内容を確認してくれているかわかりません。
メール送信者側が安心できるように、確認した旨を伝え、いつまでにどのような対応をするかを明記するようにしましょう。

円滑なコミュニケーションを図るために、確認メールを送り忘れることがないように注意しましょう。