メール一斉送信の方法と注意点 – Outlook・Gmailの活用方法を解説！

メール一斉送信とは？利用シーンや目的を解説

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メールを一斉送信する方法とは？

→（「新しいアイテム」）→「その他のアイテム」→「連絡先グループ」を選択します。

情報漏洩の原因となるため、取引先への一斉送信の場合は、必ずBCCを使いましょう。

メールのCC・BCCの意味と使い方とは？違いを徹底解説！

Gmailを使ったメール一斉送信の方法

Gmailでメール一括送信する場合も、送信するメールアドレスをまとめておくと便利です。グループの作り方は次の通りです。

Googleの「連絡先」を選択します。

情報漏洩の原因となるため、取引先への一斉送信の場合は、必ずBCCを使いましょう。

メール配信システムの活用を検討するとよいでしょう。
メール配信システムには次のような特徴があります。参考にしてみてください。

【メール配信機能】

• バックナンバー機能がある
• 送信元メールアドレスの変更が可能

【メール作成機能】

• 文字のみのシンプルなメールと、画像が入れられるHTMLメールが選べる
• 会社名や氏名など、宛先データが挿入できる
• 送信予約やテスト送信ができる

【効果測定】

• 送信できたアドレスと、送れなかったアドレスが確認できる
• メールの開封率が測定できる
• クリック数やクリックした人、時間等がわかる

【2024年】メール配信システムのおすすめ比較ランキング15選！一斉送信サービス一覧

ExcelとOutlookを活用したメール一斉送信の方法

すべてのカンマがセミコロンに置換されたら、メールアドレスを選択してコピーします。

Excel・Outlookを活用した一斉送信は手作業が多いため、ミスをしないよう注意が必要です。
メール配信システムなら簡単リストを登録できるのでおすすめです。

一斉送信する時のメールマナー

一斉送信する時のメールマナーについて、以下の2つを紹介します。

• 宛名の書き方や順番
• 添付ファイルのサイズ制限

宛名の書き方や順番

一斉送信の際の宛先の書き方は、相手や人数によって異なりますが「各位」を使うと便利です。

「各位」の「各」には「みんな」という意味、「位」には「様」という意味があるため、問題ありません。

送信先をオープンにする場合は、次の順番で宛先を記載します。

①社外
②社内の役職者
③社内の部員

添付ファイルのサイズ制限

メールに添付するファイルにはサイズの制限があります。
上限は次の通りです。

Outlook：20MB
Gmail：25MB
メール配信システム：5MB～1MB（システムによる）
　　　　　　　　　　HTMLメールでは添付ファイルが送れません。

大きなサイズのファイルを送る場合は、OneDriveやGoogle Driveなどのクラウドサービスを使うか、ファイルを圧縮すると良いでしょう。

【徹底解説】メールの一斉送信におけるマナーと注意点

メール一斉送信時の注意点

特定電子メール法）」が2002年に施行されました。メール送信の適正化や、迷惑メールに関する規制が定められています。

この法律を理解しないと、知らないうちに法律違反をして、罰せられるかもしれません。

また、2008年の法改正により「オプトイン」「オプトアウト」が導入されました。
オプトインとオプトアウトについては、次の通りです。

オプトイン：
メール送信について、受信者に対して事前に同意を得ること。
個人情報を登録するフォームに記載しておき、オプトインを取得する企業が多いとされています。

オプトアウト：
現在届いているメールを受信者が配信停止できること。
オプトインにて同意を得ていても、その後、受信者が拒否した場合は、メール送信してはいけない決まりになっています。

メルマガには配信停止用のリンクを設定し、受信者がいつでも配信停止できるようにしています。

大量送信による配信遅延や誤送信

メールを大量に送信した際に、配信が遅延する場合があります。
理由は次の通りです。

サーバーの不具合：
大量のメールを送信することでサーバーに負荷がかかり、配信が遅れる場合があります。
メールの送受信に使用されるいずれかのサーバーに負荷がかかると、配信が遅延する原因になります。
また、メール送信はサーバーのスペックにも関係するため、注意が必要です。

プロバイダーやキャリアの制限：
プロバイダーやキャリアが定めたガイドラインに違反すると、メール配信が遅延する原因になります。
大量にメールを送信する場合は、プロバイダーやキャリアのガイドラインを確認しましょう。メールアドレスの上限を超えてしまった場合に遅延するケースが多いと言われています。

個人情報の取り扱いとセキュリティ対策

多くの人にメールを送信する場合、配信を手作業で行うとミスが起こり個人情報が漏洩する可能性があります。

過去には、BCCで送信すべきメールをTOやCCに設定してしまい、メールアドレスが流出した件が多く発生しています。

個人情報が漏洩すると、企業のイメージダウン、収益減少、顧客離れなどのリスクが考えられます。場合によっては金銭補償が必要になるかもしれません。

社内やお互いを知っている取引先であれば、TOやBCCでも問題ありませんが、メルマガのように不特定多数の人に届くメールを送信する場合は注意が必要です。

手作業でのミスが起きないよう、メール配信サービスを活用するのがおすすめです。

まとめ – 状況に合わせて最適な一斉送信の選択を

市場シェアNo.1の実績があるMail Publisher（メールパブリッシャー）がおすすめです。

大手企業や金融機関、自治体でも導入実績があるので、安心して利用できます。

ぜひ参考にしてみてください。