確認不足と見落としのお詫びメール【例文あり】社内・お客様向けの書き方

確認不足・見落としに気づいたらすぐにお詫びメールを送ろう

メールの見落としや確認不足に気づいたら、直ちにお詫びをしなければなりません。本来、お詫びをする場合は、直接会う必要があります。しかし多忙など先方の都合により、それが難しいこともあります。

まずは電話で一報を入れ、非礼を詫びてください。それからすぐにお詫びのメールを送りましょう。メールの文面についてはこれから詳しく解説しますが、どの案件なのかはっきりわかるようにする必要があります。

なお、見落としや確認不足が重要な案件であるか否かの判断を自身で下してはいけません。どのような案件であれ、自分のミスによるものなので、甘い判断を下すと社会人としての信用が失墜します。

場合によっては、会社の信用も低下させてしまうので、必ず上長に報告し指示を仰いで下さい。先方にとっては、あなたと会社はイコールであることを、忘れないようにしましょう。

なお、見落としや確認不足が社内の案件であっても同様に対処することをおすすめします。ビジネスに支障をきたすという点では、双方に違いはないからです。

確認不足のお詫びメールを書く際のポイント

ここからは、確認不足のお詫びメールを書く際のポイントについて紹介していきます。

1. 件名は明確かつ簡潔に
2. 本文は誠実な言葉選びと適切な構成を心がける
3. 確認不足の原因や経緯を正直に伝える
4. 再発防止策と今後の対応方針を示す

1. 件名は明確かつ簡潔に

お詫びメールの件名は、先方が一目見てすぐに具体的なイメージがつかめるよう、配慮しなければなりません。内容が謝罪であることを明示して、早めに読んでもらえるようにしてください。

いつ送られたどのメールなのかもわかりやすくしましょう。
先方に「あのメールの件か」と伝わるような件名がおすすめです。納期が迫っているなど、至急メールを確認してほしい場合は、冒頭に「重要」などの文言を入れてください。

ただし、あくまでもこちらの確認不足が原因ですから、急かすような件名では先方に悪い印象を抱かせてしまいます。その場合は本文で十分に謝罪する必要があります。それぞれを勘案した具体例を挙げておきましょう。

いずれにせよ件名は明確かつ簡潔にしてください。

2. 本文は誠実な言葉選びと適切な構成を心がける

メールの本文はビジネスメールのマナーを踏襲しつつ、適切な構成で誠実な言葉選びを心がけてください。特にお詫びメールにおいてはミスは禁物です。

まずはしっかりと構成を練りましょう。そのうえで言い間違いや、誤字脱字がないようにしなければなりません。お詫びメールの基本的な構成は以下の通りです。

送信する前に再度、言い間違いや誤字脱字がないか確認してください。上長にチェックしてもらうなど、念には念を入れましょう。

3. 確認不足の原因や経緯を正直に伝える

確認不足のお詫びメールを送る際には、その原因や経緯を正直に伝えることが大切です。「大変申し訳ありません」「申し訳ありませんでした」などの文言を繰り返しても、先方には誠意が伝わらないでしょう。

下手をすると口先だけ詫びているのかと曲解されかねません。先方にとっては確認不足に至った経緯やその原因が最重要事項だからです。なぜミスが起きたのかが不明瞭では、取引を継続していいのかどうか不安にさせてしまいます。

ですから、どうしてこういう事態が発生したのかについては、正直にしかも簡潔に伝えなければなりません。お詫びの文言をただ繰り返すばかりでは、お詫びメールにすらなりません。

また、経緯の説明がダラダラ続いても、先方は不快に思うだけでしょう。確認不足の原因や、経緯を率直かつ簡潔な文章で伝えるように心がけてください。

繰り返しになりますが、言い間違いや誤字脱字がないように気をつけましょう。誠意が伝われば今後も良好な関係を維持できるはずです。

4. 再発防止策と今後の対応方針を示す

お詫びメールはお詫びのみで終わらせてはいけません。必ず再発防止策と今後の対応方針を示す必要があります。これらについてなんの言及もなされていなければ、先方は同じミスが再発するのではと疑念を抱くでしょう。

仮に今回のミスが大事に至らなかったとしても、次回は大きな損失に繋がる可能性があると思われては、お詫びメールを送る意味がなくなります。

ですから再発防止策については、具体的に何をするのか明示しなければなりません。また、ミスについての対応方針も示しておく必要があります。

直ちに書類を完成させ送付したなど、ミスのリカバリーについて説明しましょう。再発防止と対応方針はセットだと考え、明瞭で簡潔な表現で記載するようにしてください。

なお、確認不足を防ぐためのアイデアについては、後述するので参考にしてください。

確認不足や見落としのお詫びメール例文

次に、確認不足のお詫びメールの例文をケース別に紹介していきます。

・例文1：【社内】上司へ書類確認の不備についてお詫びをする場合
・例文2：【社内】同僚へ会議日程の連絡漏れをお詫びする場合
・例文3：【社外】請求金額の誤りをお詫びする場合
・例文4：【社外】納品遅延をお詫びする場合

例文1：【社内】上司へ書類確認の不備についてお詫びをする場合

社内、上司向けのお詫びメールの例文です。書類確認の不備についてのお詫びと、それを招いた原因について述べ、今後の対応を明らかにします。

例文2：【社内】同僚へ会議日程の連絡漏れをお詫びする場合

社内、同僚へのお詫びメールの文例です。同僚であっても、お詫びですので言葉遣いは丁寧にするよう心がけてください。こちらも原因と今後の対応について簡潔に述べましょう。

例文3：【社外】請求金額の誤りをお詫びする場合

社外への請求金額の誤りをお詫びするメールです。請求金額の間違いは大きな問題に発展する恐れがありますから、丁寧にお詫びをした上で原因と再発防止策を述べなければなりません。

なお、あらためて請求書を送付する場合は、本メールとは別に送るようにしてください。

例文4：【社外】納品遅延をお詫びする場合

社外への納品遅延をお詫びするメールです。納品の遅延は先方のスケジュールに大きな影響を与えるため、早急にメールを確認していただかなければなりません。
とはいえミスは先方の責任ではないので、急かすような件名や内容は避けてください。

「確認不足で申し訳ございません」の言い換え表現

「確認不足」とは必要な情報や事実などを、十分に確認しなかったために、間違いや誤解が生じることを指します。
ですから「確認不足で申し訳ございません」は、間違いや誤解を生じさせたことについての謝罪の表現となります。

言い換え表現の類語やそのニュアンスには、次のような例が挙げられます。

いずれの表現も似たようなシチュエーションで用いられますが、使用する際には文脈に合わせて選ぶといいでしょう。

確認不足を防ぐための業務改善アイデア

ここからは、確認不足を防ぐための業務改善アイデアについて紹介していきます。

• チェックリストを活用する
• ダブルチェックを徹底する
• フォルダ分けをおこなう

チェックリストを活用する

確認不足を防ぐためには、作業手順や確認事項を明確に記載したマニュアルの作成が有効です。マニュアルには作業の流れとともに、注意点やトラブルシューティングについても記しておきましょう。

さらにチェックリストを用意すれば、確認不足は格段に減るはずです。以下に一例を挙げておきましょう。

他にチェックすべき点があれば追加してください。

ダブルチェックを徹底する

マニュアルに則って確認を行い、さらにチェックリストを活用しても、ヒューマンエラーは起こり得ます。メールの確認を重要な作業と捉え、ダブルチェックのシステムを導入しましょう。

自己確認に加え別の人が確認作業を行うことで、見落としや誤りを大幅に減少させる効果があります。ダブルチェックのプロセスを導入する際には、確認作業に責任を持つ人を明確にしておきましょう。

また、確認作業の結果を記録に残すようにしてください。文章で表すと大変な作業のように思えるかもしれませんが、実際にルーチンワークに組み込んでしまえば、さほど困難な作業ではありません。

なお、メールの確認作業を、就業開始時間の直後と就業終了時間の直前の2度行えば、見落としはほぼなくせるでしょう。

フォルダ分けをおこなう

メールをフォルダに分けて管理する方法もおすすめです。大きく3つのフォルダ分けについてご紹介しましょう。

まとめ：確認不足のお詫びと再発防止に努めることの重要性

確認不足と見落としのお詫びメールについて、詳しく解説してきました。社内向けとお客様向けのメールの例文も掲載したので、参考になさってください。

確認不足によるミスが起きた場合は、重要な案件であるか否かの判断を自身で下してはいけません。必ず上長に報告し、指示を仰いで下さい。

その上で直ちにお詫びメールを送らなければなりません。

その際には再発防止策と、今後の対応方針を明示する必要があります。どんなに気をつけていても、ヒューマンエラーは発生します。大切なのはミスへの迅速な対処です。

正しい対処を行えば、信頼関係は維持されます。しかし間違えると、社会的信用を失いかねないので、くれぐれもご注意ください。