【例文あり】仕事の依頼メールを上手に書くコツとビジネスで使う注意点

仕事の依頼メールが必要になるシーン

社内や取引先の企業相手にメールで仕事を依頼する場面があるかと思います。
メールで仕事を依頼すること自体は失礼なことには当たりませんが、
メールを作成する際にいくつかポイントを押さえることで、より効率的で円滑なコミュニケーションを図ることができます。

仕事を依頼する際に、メールで依頼してよいシーンとそうでないシーンがあります。
その違いは主に以下の通りです。

• メールで依頼してよいシーン：相手が忙しいことが想定される場合、資料・画像があると要件がわかりやすく伝わる場合
• メールでの依頼を避けるシーン：緊急性の高い場合、詳細な説明が必要な場合、謝罪が求められる場合

特に謝罪が求められる場合にメールで済ませようとすると、誠意がないと捉えられてしまいます。
少なくとも誠意にかける行動がないように注意してください。

仕事の依頼メールを書く前に押さえておくべきポイント

ここからは、依頼メールを書く前に押さえておくべきポイントについて紹介していきます。

• 要件が明確に伝わる件名にする
• 依頼内容を簡潔かつ具体的に説明する
• 回答期限を設定して相手の都合を確認する
• 丁寧な言葉遣いと適切な敬語を使用する

要件が明確に伝わる件名にする

まずは、要件が明確に伝わる件名にする必要があります。
相手が受信するメールの中には、不要だと判断される営業メールも混ざっています。
メールの件名から返信の必要性がないと判断されると、メールの中身を見てもらえず、何も対応してもらえない可能性も懸念されます。

まずは要件が明確で注意を引きやすい件名を考えてください。
特に誰からの依頼なのかがはっきりしていると、相手に見てもらいやすくなります。

依頼内容を簡潔かつ具体的に説明する

依頼内容を簡潔かつ具体的に説明する意識でメール本文を作成しましょう。
メールが長文だと、要件が正しく伝わりにくくなります。
一方で、メールの内容が簡潔すぎると相手に具体的な内容がほとんど伝わりません。
依頼内容は具体的に説明しつつ、不要な部分は削って見やすい文章作りを心掛けてください。

回答期限を設定して相手の都合を確認する

仕事の依頼メールを送る際には、回答期限を設定して相手の都合を確認する必要があります。
期限を設定せずにメールを送ると、他の期日が近い要件が優先して対応され、やがて依頼を忘れられてしまう場合があります。
いつまでに対応してもらいたいか期日を明確に定めておくと、要件を流されてしまうことはありません。

メールの本文の中にわかりやすく強調して回答期限を設定しましょう。

丁寧な言葉遣いと適切な敬語を使用する

相手の気持ちを考えて、丁寧な言葉遣いと適切な敬語を使用してください。
メール送信者は仕事を依頼するにあたって相手への配慮を示す姿勢が必要です。
メールの文章に「お忙しいところ恐縮ですが」をはじめとしたクッション言葉を入れることで、配慮している気持ちが相手に伝わります。

単にお願いするだけの文面にならないように注意しましょう。

仕事の依頼メールで使えるフレーズ集

ここからは、依頼メールで使えるフレーズを紹介していきます。

• 依頼する際の定番フレーズ
• 依頼する際に控えるべきフレーズ

依頼する際の定番フレーズ

メールを依頼する際に使える主なフレーズとして以下のものがあげられます。

• お忙しいところ恐縮ですが
• 急なご依頼で大変申し訳ございませんが
• お手数をおかけいたしますが
• ～していただければ幸いでございます

本文で要件を伝えるときは、上記のようなフレーズを用いて相手を思いやる気持ちを表現しましよう。
丁寧に伝えることでよい印象をもってもらうことができます。

依頼する際に控えるべきフレーズ

一方、メールで仕事を依頼する際には、以下のフレーズを使うのは避けてください。

• ～してください
• ～願います

「～してください」や「〜願います」は相手に押し付けている印象を与えてしまいます。
不快な気持ちにさせないよう言葉遣いに注意してメールの文章を作成しましょう。

シチュエーション別の仕事の依頼メール例文

ここからは、シチュエーション別の依頼メールの例文を紹介していきます。

• 資料送付の依頼メール例文
• 見積もり依頼のメール例文
• 日程調整の依頼メール例文
• 講演の登壇依頼メールの例文

資料送付の依頼メール例文

資料送付の依頼をする際には、送付先の情報の記載を忘れないでください。
送付先の情報を記載していないと、メール受信者側がどこに対して資料を送ればよいか判断に困ってしまい、想定していないところに資料が送付されてしまう可能性もあります。

本文中に資料の送付先がわかりやすいように目立たせて記載しましょう。

見積もり依頼のメール例文

見積もり依頼を送る際には、資料送付の依頼メールを送る場合のテンプレートと同じ形で構いません。
ただ、具体的にどの案件を対象とした見積もりなのかわかるように文章を作成してください。

日程調整の依頼メール例文

日程調整のメールを送る際には、日程の候補をいくつか挙げてください。
候補日を提示して打ち合わせの依頼をすると、お互いの日程調整がスムーズに進めやすくなります。
提示した候補のすべてで相手側の都合が悪い可能性を考え、相手側の都合のよい日程も確認しておきましょう。

講演の登壇依頼メールの例文

講演の登壇依頼のメールを送る際には、講演会の詳細の共有を忘れないでください。
講演会の詳細を踏まえて参加するかどうか判断されます。
相手に講演に登壇してもらえるように、わかりやすく講演の詳細をまとめておきましょう。

仕事を依頼するメールのNGマナー

ここからは、依頼メールのNGマナーを紹介していきます。

• 一方的に指示をするような表現
• 曖昧な依頼内容
• 期限が切迫している依頼

一方的に指示をするような表現

依頼メールを送る際に、一方的に指示をするような表現にならないように注意してください。
一方的に指示する表現だと、依頼を伝える側の立場が上で、依頼を受ける側の立場が下というような構図ができてしまいます。
会社の上司から部下への指示の場合、そのような表現が必要な場面もあるかもしれませんが、基本的には一方的に指示をする表現で依頼メールを送らないように気を付けてください。

曖昧な依頼内容

依頼メールを送る際に、曖昧な依頼内容になっていないか確認した上でメールを送信しましょう。
メールの送信者にとってはわかる内容であっても、受信者にとっては伝わりにくい文章になっている可能性もあります。
重要事項が抜けていることはもちろん、文脈の前後に主語や述語がなく、意味が伝わりにくいこともあります。

社内の第三者に一度メールの内容を確認してもらうと、言葉足らずな部分がないか客観的に確認してもらうことが可能です。
情報漏洩に該当しない範囲で、第三者に一度メール内容を見てもらってからメールを送信することをおすすめします。

期限が切迫している依頼

期限が切迫している状況で依頼メールを送らないでください。
ビジネスメールのレスポンスは1日、2日以内が基本とはなりますが、相手に強要するものではありません。
1日、2日でメールを読んで対応してくれると考え、ギリギリのスケジュールで依頼メールを送ると、相手が対応できない可能性があります。

相手の都合を考慮し、余裕を持った準備・依頼メールの送信を心掛けましょう。

まとめ：効果的な仕事の依頼メールで円滑なコミュニケーションを

仕事の依頼メールを送る際には、余裕を持ったスケジュールで依頼することを忘れないでください。
また、相手にタスクを押し付けるような伝え方をすると不快感を与えかねません。
相手と円滑なコミュニケーションを意識して依頼メールを送りましょう。