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【例文あり】仕事の依頼メールを上手に書くコツとビジネスで使う注意点

【例文あり】仕事の依頼メールを上手に書くコツとビジネスで使う注意点

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ビジネスメールの中で、仕事の依頼メールを送ることもあります。
仕事の依頼メールが相手の心に響く内容であれば売上に繋がるため、依頼メールのコツを押さえてメールを作成することが大切です。

本記事では、ビジネスメールを作成するビジネスマンに向けて、仕事の依頼メールを上手に書くコツを解説します。
仕事の依頼メールを作成する際の注意点も合わせて押さえておきましょう。

仕事の依頼メールが必要になるシーン

仕事の依頼メール シーン

仕事の依頼メールは社内や取引先の企業を相手に仕事を依頼する際に送るメールです。
メールで仕事を依頼すること自体は失礼なことには当たりません。
相手に対して失礼のない形で仕事を依頼するためのメールの作成を心掛けておけば、効率よく仕事を依頼する方法として有効です。

仕事を依頼する際に、メールで依頼してよいシーンとそうでないシーンがあります。
その違いは主に以下の通りです。

  • 仕事をメールで依頼してよいシーン:相手が忙しいことが想定される場合、資料・画像があると要件がわかりやすく伝わる場合
  • メールでの仕事の依頼を避けるシーン:緊急性の高い場合、詳細な説明が必要な場合、謝罪が求められる場合

特に謝罪が求められる場合にメールで連絡を送ると、誠意がないと捉えられてしまいます。
少なくとも誠意にかける行動がないように注意してください。

仕事の依頼メールを書く前に押さえておくべきポイント

ここからは、依頼メールを書く前に押さえておくべきポイントについて紹介していきます。

  • 明確な件名で要件を伝える
  • 依頼内容を簡潔かつ具体的に説明する
  • 回答期限を設定して相手の都合を確認する
  • 丁寧な言葉遣いと適切な敬語を使用する

明確な件名で要件を伝える

明確な件名で要件を伝える必要があります。
相手が受信するメールの中には、不要だと判断される営業メールも混ざっています。
メールの件名から返信の必要性がないと判断されると、メールの中身を見てもらえません。
そのままメールを読んでもらえず、何も対応してもらえないケースも懸念されます。

まずは要件がわかりやすく引きの強い件名を考えてください。
特に誰からの要件なのかわかりやすいと、相手からの反応がよくなります。

依頼内容を簡潔かつ具体的に説明する

依頼内容を簡潔かつ具体的に説明する意識でメール本文を作成しましょう。
メールが長文だと、相手に要件が正しく伝わりにくくなります。
一方で、メールの内容が簡潔すぎると相手に具体的な内容がほとんど伝わりません。
具体的な文章を作成しつつ、不要な部分は削って見やすい文章作りを心掛けてください。

回答期限を設定して相手の都合を確認する

仕事の依頼メールを送る際には、回答期限を設定して相手の都合を確認する必要があります。
期限を設定せずにメールを送ると、他の期日が近い要件が優先して対応され、やがて要件を忘れられてしまう場合があります。
いつまでに対応してもらいたいか期日を明確に定めておくと、要件を流されてしまうことはありません。

メールの本文の中にわかりやすく強調して回答期限を設定しましょう。

丁寧な言葉遣いと適切な敬語を使用する

相手の気持ちを考えて、丁寧な言葉遣いと適切な敬語を使用してください。
メール送信者は仕事をお願いする側となり、依頼する側にはかしこまった対応が求められます。
直接要件の内容に触れる文面ではなくても、「お忙しいところ恐縮ですが」をはじめとしたフレーズを入れることで、配慮してくれている気持ちが相手に伝わります。

単にお願いするだけの文面にならないように注意しましょう。

仕事の依頼メールで使えるフレーズ集

仕事の依頼メール フレーズ

ここからは、依頼メールで使えるフレーズを紹介していきます。

  • 依頼する際の定番フレーズ
  • 依頼する際に控えるべきフレーズ

依頼する際の定番フレーズ

メールを依頼する際に使える主なフレーズとして以下のものがあげられます。

  • お忙しいところ恐縮ですが
  • 急なご依頼で大変申し訳ございませんが
  • お手数をおかけいたしますが
  • ~していただければ幸いでございます

本文で要件を伝えた後に、忙しい中申し訳ない気持ちや急な連絡に手間をかけさせて申し訳ない気持ちを伝えてください。
また、依頼をお願いする気持ちを丁寧に伝えるとよい印象を与えられます。

依頼する際に控えるべきフレーズ

メールで仕事を依頼する際には、以下のフレーズを使うのは避けてください。

  • ~してください
  • ~願います

「~してください」や「〜願います」は相手に押し付けている印象を与えてしまいます。
投げやりな印象を与えないようにしてメールの文章を作成しましょう。

シチュエーション別の仕事の依頼メール例文

仕事の依頼メール 例文

ここからは、シチュエーション別の依頼メールの例文を紹介していきます。

  • 資料作成の依頼メール例文
  • 見積もり依頼のメール例文
  • 日程調整の依頼メール例文
  • 講演の登壇依頼メールの例文

資料作成の依頼メール例文

件名:【ご依頼】〇〇の資料送付について
本文:
〇〇株式会社 ご担当者様

はじめまして。
株式会社×× 田中太郎と申します。

この度、貴社のサービスページを拝見してご連絡いたしました。
現在、弊社では貴社の〇〇を自社の事業の△△と連携させてサービスを提供していくことを検討しております。
つきましては、〇〇についての詳しい資料を拝見したく思っております。

お手数をおかけしますが、以下の宛先までご送付いただければ幸いです。

------------------------------------------------
送付先住所:〒111-1111 東京都~

会社名:株式会社×× 

氏名:田中太郎
------------------------------------------------

お忙しいところ大変恐縮ですが、
「〇月〇日〇曜日」までにお送りいただけますと幸いです。

何卒よろしくお願いいたします。

株式会社××
連絡先:XXX-XXX-XXXX

資料作成のメールを送る際には、送付先の情報の記載を忘れないでください。
送付先の情報を記載していないと、メール受信者側がどこに対して資料を送ればよいか判断に困ってしまいます。
加えて、メール送信者側が想定していないところに資料が送付されてしまう可能性もあります。

文章の中で資料の送付場所がわかるように目立たせて本文の中に記載しましょう。

見積もり依頼のメール例文

件名:【ご依頼】〇〇のお見積りについて
本文:
〇〇株式会社 ご担当者様

お世話になっております。
株式会社×× 田中太郎です。

先日のお打ち合わせにおいて決定しました、〇〇を進めさせていただきたいと思いご連絡させていただきました。
つきましては、〇〇のお見積りを頂戴できればと思っております。
お手数をおかけしますが、以下の宛先までご送付いただければ幸いです。

------------------------------------------------
送付先住所:〒111-1111 東京都~

会社名:株式会社×× 

氏名:田中太郎
------------------------------------------------

お忙しいところ大変恐縮ですが、
「〇月〇日〇曜日」までにお送りいただけますと幸いです。

何卒よろしくお願いいたします。

株式会社××
連絡先:XXX-XXX-XXXX

お見積りのメールを送る際には、資料作成のメールを送る場合のテンプレートと同じ形で構いません。
ただ、具体的にどの案件を対象とした見積もりメールなのかわかるように文章を作成してください。

日程調整の依頼メール例文

件名:【ご依頼】〇〇のお打ち合わせにおける日程調整のお願い
本文:
〇〇株式会社 ご担当者様

お世話になっております。
株式会社×× 田中太郎です。

この度、弊社では〇〇のサービス展開を検討しており、△△の部分で貴社の持つノウハウを活かせればと思いご連絡させていただきました。
つきましては、〇〇についてのお打ち合わせをしたく思っております。
ご興味がございましたら、ぜひご連絡いただけますと幸いです。

お手数をおかけしますが、以下の日時でご都合の良い日を教えていただけますでしょうか。

------------------------------------------------
・〇月〇日(〇)〇時~〇時まで
・〇月〇日(〇)〇時~〇時まで
・〇月〇日(〇)〇時~〇時まで
------------------------------------------------

万が一上記日時でご都合が合わない場合は、〇〇様でご都合のよい日程を2、3個ほど挙げていただけますと幸いです。

お忙しいところ大変恐縮ですが、
「〇月〇日〇曜日」までにお送りいただけますと幸いです。

何卒よろしくお願いいたします。

株式会社××
連絡先:XXX-XXX-XXXX

日程調整のメールを送る際には、日程の候補をいくつか挙げてください。
日程の候補を提示して打ち合わせの調整をすると、お互いの日程調整がスムーズに進めやすくなります。
提示した候補のすべてで相手側の都合が悪い可能性を考え、相手側の都合のよい日程も確認しておきましょう。

講演の登壇依頼メールの例文

件名:【ご依頼】〇〇の講演講師についてのお願い
本文:
〇〇株式会社 ご担当者様

お世話になっております。
株式会社×× 田中太郎です。

先日、貴社のホームページを拝見したところ、弊社の開発しているサービスとの類似点を感じました。
つきましては、ぜひ〇〇の講演会にご参加いただければと考えております。
ご興味がございましたら、ぜひご連絡いただけますと幸いです。

------------------------------------------------
〇〇講演会

日時:〇月〇日(〇)時~
場所:〒111-1111 東京都~
謝礼:〇〇万円
詳細:XXXX
------------------------------------------------

講演会についてご不明点などございましたらお気軽にお問い合わせください。

お忙しいところ大変恐縮ですが、
「〇月〇日〇曜日」までにお送りいただけますと幸いです。

何卒よろしくお願いいたします。

株式会社××
連絡先:XXX-XXX-XXXX

講演の登壇依頼のメールを送る際には、講演会の詳細の共有を忘れないでください。
講演会の詳細を踏まえて参加するかどうか判断されます。
相手に講演に登壇してもらえるように、不透明性の内容に講演の詳細をまとめておきましょう。

仕事を依頼するメールのNGマナーと失敗例

仕事の依頼メール NG

ここからは、依頼メールのNGマナーと失敗例を紹介していきます。

  • 一方的に指示をするような表現
  • 曖昧な依頼内容
  • 期限が切迫している依頼

一方的に指示をするような表現

依頼メールを送る際に、一方的に指示をするような表現にならないように注意してください。
一方的に指示する表現だと、依頼を伝える側の立場が上で、依頼を受ける側の立場が下の構図ができてしまいます。
会社の上司から部下への依頼であれば、その構図が相手にとって周知の事実で、受け入れてもらえる可能性もあります。

とはいえ、基本的には一方的に指示をする表現で依頼メールを送らないように気を付けてください。

曖昧な依頼内容

依頼メールを送る際に、曖昧な依頼内容になっていないか確認した上でメールを送信しましょう。
メール送信者側にとってはわかる内容であっても、メール受信者側にとっては伝わりにくい文章になっている可能性もあります。
重要事項が抜けていることはもちろん、文脈の前後に主語や述語がなく、意味が伝わりにくいこともあります。

社内の第三者に一度依頼メールの内容を確認してもらうと、言葉足らずな部分がないか確認可能です。
情報漏洩に該当しない範囲で、第三者に一度メール内容を見てもらったうえで、依頼主にメールを送信することをおすすめします。

期限が切迫している依頼

期限が切迫している状況で依頼メールを送らないでください。
ビジネスメールのレスポンスは1日、2日以内が基本とはなりますが、相手に強要するものではありません。
1日、2日でメールを読んで対応してくれると考え、ギリギリのスケジュールで依頼メールを送ると、相手も対応できない可能性があります。

期限が迫っていて自社で対応できる範囲の依頼であれば、自分たちで対処してください。
自社では対応できない内容の依頼は余裕を持った準備・依頼メールの送信を厳守して対応しましょう。

まとめ:効果的な仕事の依頼メールで円滑なコミュニケーションを

仕事の依頼メール コミュニケーション

仕事の依頼メールを送る際には、事前に準備した上で前もってメールを送り、お願いする姿勢を忘れないでください。
相手にタスクを押し付けるような連絡の仕方をすると、相手に悪印象を与えかねません。
悪印象を与えると、最終的に売上を下げてしまう可能性があります。

仕事の依頼メールを送る場合には、相手と円滑なコミュニケーションを取るつもりで依頼メールを送りましょう。

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