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メール配信システムとは?メリットや必要な理由から種類・選び方まで分かりやすく解説

メール配信システムとは?メリットや必要な理由から種類・選び方まで分かりやすく解説

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メールは他のチャネルに比べ「会員登録時にアドレスを収集しやすい」「1通あたりのコストが安く費用対効果(ROI)が高い」「コンテンツの情報量が多い」などの特徴があり、多くの企業がコミュニケーションのメインチャネルとしてメール施策に注力しています。

そのようなメール配信において、業務を効率化するために欠かせないのが「メール配信システム」です。

メール配信システムとはどのようなものか、導入のメリット、さらには選び方まで、本記事ではわかりやすく解説します。

メール配信システムとは

メール配信システムとは、メールのコンテンツや配信先のメールアドレスを事前に登録し、希望の配信時間を設定することで、メール配信を行うシステムです。

大量の宛先リストに対して一斉配信を行う際や、ターゲットを絞ったセグメントメールの配信に使用されることが多く、システムによっては分析機能や、受信環境に応じた送り分けなど、高度な機能を有しています。

メール配信システムには、大きく分けて二種類あります。
自社にサーバーに構築する「オンプレミス型」と、インターネットに接続してベンダーサーバーを利用する「クラウド型」です。

オンプレミス型は、自社の運用に合わせてカスタマイズできるメリットがありますが、導入コストが高くなるほか、導入後のサービス拡張が頻繁に行えないデメリットがあります。

対してクラウド型は、ベンダーのサーバーを利用するため導入コストが安く手軽に始められ、専門知識がなくとも運用できるメリットがあります。

デメリットとしては、システム自体を自社の運用に合わせてカスタマイズすることができません。
そのような場合は、自社の基幹システム等とAPI連携を行い、配信部分だけをメール配信システムで担うことが多いです。

どちらのタイプもメリット・デメリットがありますが、現在では導入のハードルの低さや運用の手間から「クラウド型」のメール配信システムが主流になっています。

メール配信システムが必要な理由

先述したとおり、メール配信は1通あたりのコストが安く、ROIが高いマーケティング手法です。

弊社独自のアンケートで、消費者が利用しているコミュニケーションチャネルについて調査を行ったところ、依然としてメールが最も利用されているチャネルであることがわかりました。

Q.あなたが普段、企業や店舗から送られてくる情報の取得、閲覧をする際に利用しているメディアは?

また同アンケートで、消費者の行動喚起につながったチャネルを調査したところ、メールが購買を含むポジティブな行動喚起につながっていることも判明しています。

ユーザーに最も利用され、かつポジティブな行動喚起につながるメール。
強化したいと考えていても、リソースや労力の問題が目の前に立ちはだかりなかなか思い通りに施策を打てていない企業も多いのではないでしょうか。

そのようなときに役立つのが、メール配信システムです。

メール配信システムは、単にメールを配信するだけではありません。

  • メールマーケティングを効率化する便利機能
  • メールマーケティングの効果を最大化する配信&エラー解析機能
  • 次の施策の示唆をみつけるために有効な分析機能

メール配信システムには、こうした機能を備えているものが多く、メールマーケティングのPDCAの加速化や成果の最大化をサポートします。

そのため、メールマーケティングに取り組む企業には必須のツールとなっているのです。

メール配信システム導入のメリット

このように、メールマーケティングを効率的、かつ効果的に行うことができるメール配信システム。これらの機能がもたらすメリットを一部ご紹介します。

  • ユーザーに合わせたメール配信を効率的に行うことができ、多くの反応が期待できる
  • メールの配信性能が高く遅延を防ぐことで、機会損失を減らす
  • 多角的な分析機能で、次の施策への示唆につながる気づきが得られる

これら3つのメリットについて、詳しく解説していきます。

ユーザーに合わせたメール配信を効率的に行うことができ、多くの反応が期待できる

消費者を対象にした弊社の独自調査で、普段から利用している企業や店舗から配信されるメールの内容と頻度について質問したところ、内容を重視している消費者が多いことがわかりました。

また、企業が独自に運営するECサイトから送られるメールへのストレスについて質問したところ「自分には関係がない/購入する可能性がない商品が勧められる」「欲しくないと感じる商品・サービスが勧められる」がストレスの上位を占めており、消費者は自身に関係のないメールが届くことにストレスを感じることが明らかになっています。

つまり、内容がマッチしないメールを配信し続けると、ユーザーの離反を招いてしまう可能性が高くなると言えます。

そうしたリスクを避け、ユーザーに合わせたメールを配信するために欠かせないのがメール配信システムです。

メール配信システムのなかには、メールコンテンツを出し分ける差し込み機能を備えているものがあり、ひとつの配信リスト・一回の配信設定だけで、ユーザーの属性や興味関心、行動履歴に応じたメールの送り分けを行うことができます。

また、拡張性に優れたメール配信システムであれば、外部ツールと連携させることでその精度や効率を上げることも可能です。

メールの配信性能が高く遅延を防ぐことで、機会損失を減らす

お得なクーポンのお知らせが届かない。タイムセールのお知らせがセール終了後に届いてしまう。

ROIの高いメールを配信しても、ユーザーに届かなかったり、遅れて届くようではその効果は限定的になってしまいます。

メールを配信する上でまず考慮しなければならないのは、「きちんと届けること」また、「タイムリーに届けること」です。
メール配信はプッシュ型のマーケティング施策なので、タイミングが重要なのは言うまでもありません。

特にメールの配信量が多くなると、大幅な遅延が発生したり、受信側のインターネットサービスプロバイダ(以下、ISP)やキャリアによって迷惑メールと誤認識されて届かない、という問題が起こりやすくなります。

そこで役立つのがメール配信システムです。
高速大量配信にも耐え、かつ迷惑メールと誤認識されない配信が可能な配信エンジンを備えたメール配信システムを導入することで、機会損失を最小限に抑えることができます。

多角的な分析機能で、次の施策への示唆につながる気づきが得られる

先述したとおりメール配信システムには、到達率や開封率、CVRをはじめとするメールの効果測定には欠かせない指標のレポーティング機能が備わっていることが多いです。

その中でも、計測可能な指標が網羅されており、かつ視覚的なレポーティングが可能なメール配信システムであれば、次のメール施策へ活かせる改善点も見つけやすくなります。

さらに、外部連携を柔軟に行える配信システムであれば、BIツールと連携しさらに高度な分析を行うことも、配信結果のデータを別ツールに連携し他チャネルの施策に活用することも可能です。

プロが教えるメール配信システムの選定ポイント

一般的にメール配信システムの選定ポイントとして挙げられるものに「操作性」「セキュリティ」「機能性」があります。どれも導入時に考慮すべき重要な選定ポイントです。

しかし、これら以外にも、意外と見落とされている重要な選定ポイントが4つあります。

見落とされがちなメール配信システムを選定する際のポイント(1)
配信スピード

配信スピードが遅いと、狙った時間にメールを送り切ることができません。
そのため、開封率が高い時間帯を狙って配信したものが、開封率が低い時間帯に届くこともあり得ます。機会損失を防ぐ観点でも配信スピードは重要な選定ポイントです。

ここで注意しなければならない点があります。
たとえば、200万通/時の配信スピードを謳うメール配信システムがあったとします。貴社の会員が200万名以下だからといって、十分な配信性能だと判断するのは早いです。

実はメール配信システムは、共有サーバーを使用していることが多いため、配信時間に複数社のメール配信が集中することも考えられます。(有償オプションとして専用サーバーを提供している場合もあります)

その場合、自社の配信対象+他社の配信対象分だけ、配信エンジンに負担をかけることになり、その数が200万通を超えていたとき、メール配信の遅延つながる可能性があります。

そうしたリスクを最小限に抑えるために、十分な配信スピードを誇るメール配信システムを選定することが大切です。

見落とされがちなメール配信システムを選定する際のポイント(2)
到達性

どのメール配信システムで配信も到達性は変わらないと思っていませんか?実は製品によって大きな違いがあります。

まず、受信環境に合わせメールの配信方法ができるかで到達率は変わります。
プロバイダや携帯キャリアによって受信しやすい配信速度があります。
一律のスピードで配信してしまうと、一部の受信環境からは迷惑メールボックスに振り分けられたり、ブロックの対象にされてしまう可能性があります。

それを回避するためには受信環境に応じてスピードを切り分けて配信する技術が必要です。

また、エラーになったメールアドレスの扱いによっても到達率は変わります。
メール配信システムの中には、配信エラーになったメールアドレスを「届かないメールアドレス」と判断し、次回以降自動で配信対象から除外するものがあります。

これは、エラー率が高いと迷惑メールとして認定されてしまい、エラーになったアドレス以外のメール配信にも影響を与える可能性があるからです。

しかし、エラーといってもその原因は様々で、受信メールサーバーの混雑やメールボックスに空き容量がないなどの一時的なエラーで、実際には送ることができるアドレスも含まれていることがあります。

そうしたメールアドレスが配信対象から自動削除されてしまうと、企業側は配信対象に含めているつもりでも、実際には届く可能性のあるメールアドレスにずっと配信できていないことになります。

メールアドレスという貴重な資源を有効活用するためにも、これら2つの観点で到達性を見極めてメール配信システムを選定することが重要です。

見落とされがちなメール配信システムを選定する際のポイント(3)
受信環境ごとの表示の最適化

より魅力的に見せられるようメールを作り込んでも、ユーザーがそのメールを認識できなければ意味がありません。

近年メールの受信環境の多様化は加速しています。HTMLメールの表示可否・メール内の画像の表示方法をはじめデバイスによってメールの最適な表示方法は異なります。
そのため、企業にはそうした受信環境を考慮したメール配信が求められます。

受信環境の判別と、それに応じた表示の最適化ができるメール配信システムであれば、そうした表示の最適化を自動で行うことができます。

見落とされがちなメール配信システムを選定する際のポイント(4)
サポート

メール配信システムを導入した後のサポートも、各社異なります。
運用する中で発生したトラブルに迅速かつ的確な対応、分かりやすい回答、対応が丁寧というのは基本中の基本です。

メールマーケティングを洗練させるには、トラブル時や疑問が生じた際の対応など配信システム自体のサポートだけでなく、メールマーケティング全体をサポートできるベンダーが望ましいです。

今後、コンサルティングやコンテンツの制作代行、配信代行などアウトソースをする機会があった際に、システムのベンダーとサポートが別になると、知見の不足やコミュニケーションコストが発生し、施策のスピード感が失われかねません。

導入後の運用まで細かく思い描きながら、これらのポイントをクリアするシステムを導入することが重要です。

まとめ

メール配信システムは、メールマーケティング担当者のリソースやミスを削減でき、効果の最大化を狙えるシステムです。
そして、月額で利用しやすい点から、クラウド型のメール配信システムが主流となっています。

そのような効果の最大化を狙えるメール配信システムを選ぶために4つのポイントを確認しましょう。

  • 配信スピード
  • 到達性
  • 受信環境毎の表示の最適化
  • サポート

4つが求める条件に合うメール配信システムで、ユーザーが求めているコンテンツを適切な時間にミス無く配信して効果の最大化を実現しましょう。

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※ミック経済研究所調査:CRM・BIパッケージソフトの市場展望2008~2010年度、CRM実現のためのITソリューションマーケットの現状と展望2011~2014年度、クラウドサービス(SaaS・ASP)市場の現状と展望2015年度、クラウド型CRM市場の現状と展望2016、2017年度版、クラウド型CRM市場の現状と展望2018年度版(2018年12月14日発刊)、マーテック市場の現状と展望2020 クラウド型CRM市場編(2020年2月10日発刊) ※2 2018年10月のMailPublisherシリーズ全体での配信実績より算出

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