メール配信は「確認」が重要！メール配信のプロが確認する項目を紹介

メールのプロが行っている配信事故やミス防止のチェックポイント

メール配信担当者が苦労することとして、「リストの管理」「どんなコンテンツを作れば良いか分からない」「効果測定・改善が分からない」「リソースが足らない」などがあることでしょう。
このような苦労することを代わりに行ってくれるのが、メールマーケティング支援サービスです。

そんな、メールマーケティング支援サービスも行っているエンバーポイントで、実際にメール配信時の確認に利用しているチェックシートの中身を一部紹介します。

メール配信代行サービスが確認する主な5項目

この5項目について、順に説明していきます。

• 原稿
• システム設定
• テスト配信
• リスト設定
• 予約設定

説明する内容は、実際に行っている確認作業順に進めていきますので、記事を見ながら確認できているか見てみてください。
まずは、原稿で確認すべきポイントからです。

原稿

原稿では、この5つは最低限確認しておきましょう。

• 誤字・脱字がないか
• 機種依存文字がないか
• リンク先ページの表示や内容は問題ないか
• 退会ができる旨およびその通知ができる連絡先の記載
• モバイル原稿の場合、原稿および件名の文字数や不必要な改行位置がないか

原稿が入稿されたたら、原稿内に誤字・脱字や機種依存文字がないかをチェックしていきます。
冒頭でもお伝えしましたが、たった1つの誤字でクレームに繋がることもありますので要注意です。

そして原稿内にリンク先のURLが記載されている場合は、リンク先ページの表示や内容について確認します。
記載されていたリンクが開けない場合や飛び先が違う場合は、ユーザーの不満が溜まりますので飛び先まで確認しておきましょう。 そのような小さなミスも細くチェックしていきます。

特定電子メールに該当する場合は、特定電子メール法に基づき、退会ができる旨およびその通知ができる連絡先が記載されていることを確認します。
モバイル原稿の場合、原稿および件名の文字数や、不必要な改行位置がないかどうかを確認することも大切。

改行位置などは、自分が正しいと思っていても第三者が見た時に、変だなということも多く他者目線も必要だと思います。他の人にも確認してもらうかユーザー目線に立って確認しましょう。

また、モバイル配信時には場合によって、ソースの中身を確認し端末によっては表示できないタグが使われていないかもチェックします。

一部ですが、このようなことを原稿では確認します。
ユーザー目線でのメール内容やメール配信に関係する法律関係になるので、最低限確認すべき内容です。

次に、システム設定について確認を行っていきます。

システム設定

原稿の確認が完了したら、システムの確認に移っていきます。
システム設定では、この3つでミスがないかをチェックします。

• 原稿形式やリストの抽出方法を確認
• 開封の設定やクリックカウントの設定を確認
• 添付ファイルや原稿内の名前の差込などを確認

配信後に、属性別のコンバージョン率やクリック率をレポートにまとめようと思っても「設定が漏れていたため検証しようが無かった」ということもありえます。
正確な数字は、目的を達成するために不可欠で次回のメール配信でも役に立ちますので、システムの確認は無視できない点です。

配信の目的・配信対象・スケジュールなどをきちんと設計することはもちろんのこと、配信システムの設定詳細を配信前に確認することも忘れないようにしましょう。

システムの確認が完了したら、続いてテスト配信を確認していきます。

テスト配信

テスト配信は、ただ届くかだけではなくこの2つの点は必ず確認しましょう。

• 原稿内容およびシステム設定内容を確認
• 必要に応じて、WEBメールでの表示確認、フィーチャーフォンやスマートフォンなどの端末での表示確認

実際の本配信と全く同じ内容のメールを送信して、原稿内容およびシステム設定内容を確認します。
意図した内容を配信できているかは、ユーザーの末端により異なってくるため、必要に応じて「WEBメールでの表示確認」「スマートフォンなどの端末での表示確認」も必要になります。

テスト配信も問題ないと判断したら、次にリスト設定を確認します。

リスト設定

リスト設定では、主にこの4つを確認します。

• リストの加工が必要な場合は、基のリストから手順にしたがってリストを加工、生成されたリストを別の人間が別の手順で確認
• 配信リストがメールアドレスの書式に合致しているか
• 重複アドレスの件数と対応方法を確認
• PC／モバイルドメインの件数と対応方法を確認

リストの加工が必要な場合とは、例えば「ExcelファイルからTSV・CSVへの形式変換」「メールアドレスのユニーク化」「退会アドレスの除外」「PC／モバイルドメインによるリストの振り分け」「当落メールの抽選作業」などです。

配信リストが、メールアドレスの書式に合致しているか「半角でなく全角になっていないか」「@マークやドットは正しいか」なども確認しておきましょう。

また、重複アドレスの対応を決めておきましょう。同じ人に複数のメールが送られることは、ユーザー側としては良い気持ちはしないため忘れずに。

PC／モバイルドメインの件数と対応方法を決めておくと、検証の際やトラブルが起った時にも安心して対応できるはずなので前もって決めておきます。

最後に、予約設定を確認していきます。

予約設定

予約設定では、メールの配信時間などこの4つを確認します。

• 原稿、リスト件数を確認
• 配信開始時刻、配信速度、再送回数を設定
• 配信開始と配信完了を確認
• モバイル配信などで夜間配信が不適当な場合は、一時停止および翌朝の再開設定を行う

適切な内容を適切に配信できる状態か確認しましょう。 間違って、夜中に配信してしまうと配信をみてもらえないだけでなく、クレームや解約になることもありますので問題がないか細かく予約内容を確認します。

再送回数とは、一時的なエラーとなったリストに対して再送を自動で行う回数のことです。 この他にも、原稿制作時にはさらに細かい内容のチェックを行っています。

チェックシートを用いる一番の理由はもちろんミスを防ぐためですが、それに加えて時系列に作業内容を把握することで、スケジュールを立てやすいということも関係しています。

「配信までの工程がどれくらいの作業量なのか」「実施すべき確認項目が後どれくらい残っているのか」を把握できていればスケジュール通りに進行することが容易になるはずです。

ミスを防ぐためにはメール配信代行サービスに任せるという選択肢もあり

近年、メールマーケティングの中身は高度化・複雑化してきています。
一方、メール配信者側はリソース上の問題で、十分に対応できないでいるということはないでしょうか？

エンバーポイントでは、システムの提供だけではなくメール配信の課題解決のためにメールマーケティング支援サービスを提供しています。

エンバーポイントの「配信代行」サービスでは、上記の確認も含めてメール配信にともなう一連の設定をオペレーションスタッフが代行します。

設定の代行というと、単にシステムの設定を代理で行っているだけと思われるかもしれませんが違います。 実は「配信スケジュールの管理」にはじまり、「原稿の校正」「リスト加工」「レポートの作成」などなどその範囲は多岐に渡ります。

原稿内容の確認がどうしてもおろそかになってしまう、メール配信のスケジュール管理が難しい、などお困りのことがあれば、ぜひ弊社営業担当までお気軽にお問い合わせください。

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