電車遅延で会社に遅刻する可能性がある時の連絡は？ビジネスメールの例文も解説

電車遅延時のビジネスメールの基本構成とポイント

電車遅延時のメールを送る際には、「遅刻の理由」と「出社予定時刻」、「業務への影響の有無」、「謝罪」の順で文章を作ってください。
具体的には通勤中の何線で遅延が発生しているのか、事故が原因の遅延の場合は何駅付近で事故が起きているのか詳細を伝えます。

また、メール受信者側は出社予定時刻がわかっていると、その時間には出社してくれることを前提としてタスクの優先度を変更できます。
相手のためにも出社予定時刻も記載しましょう。
もちろん謝罪文の記載も忘れないでください。

電車遅延による遅刻の場合のメール例文

ここからは、電車の遅延による遅刻の場合のメール文例を紹介していきます。

• 5分程度の遅刻で業務に影響がない場合
• 10分以上の遅刻で業務に影響がある場合
• 遅刻時間が不明確で影響が大きい場合

5分程度の遅刻で業務に影響がない場合

5分程度の遅刻で業務に影響がない場合は、5分ほど遅れることと業務への影響はないことを伝えてください。
会社や上司にとっての一番の影響は遅延による業務の遅れです。
業務の遅れが出るかどうかを明確に伝えましょう。

10分以上の遅刻で業務に影響がある場合

10分以上の遅刻で業務に影響がある場合は、業務に支障が出ることと代わりに何を対応してもらいたいのか伝えてください。
代わりに対応してもらう業務についてどこまでの対応が済んでいて、どこから対応してもらいたいのか明確に伝えることを忘れないでください。

遅刻時間が不明確で影響が大きい場合

遅刻時間が不明確で影響が大きい場合も、業務に支障が出ることと代わりに何を対応してもらいたいのか伝えてください。
合わせて、具体的にどのような状況で到着予定時間が不明確であるか伝え、進捗がわかり次第別途メールを作成して状況を伝えることをおすすめします。

遅刻連絡のメール送信後の対応と注意点

ここからは、メール送信後の対応と注意点を紹介していきます。

• 到着後は上司に直接謝罪する
• 遅延証明書の取得を忘れずに
• 会議に遅刻する場合は静かに入室する

到着後は上司に直接謝罪する

遅れて到着したら、まずは直接上司に謝罪してください。
どのような事情があれど、人間関係が関わってくる場面での遅刻は重く受け止める必要があります。

代わりに業務を受けてくれたのが同僚や部下であっても、まずは部署内の責任を追うこととなる部署の代表の上司に直接謝罪します。
それから代わりに業務を受けてくれた相手にも直接謝罪しましょう。

遅延証明書の取得を忘れずに

電車の遅延で遅れてしまった場合は、遅延証明書の取得を忘れないでください。
遅延証明書を提出すると、労働者に責任のない遅刻だと証明でき、通常通りの給料がもらえます。

遅延証明書は改札で駅員が配布している場合が多いですが、駅員が配布している様子が確認できない場合は直接確認しましょう。

会議に遅刻する場合は静かに入室する

遅れて到着した場合、会議を開催している時間の場合は静かに入出してください。
会議に途中参加する際に会議を妨げないように静かに入り、会議が終わってから上司に謝罪しましょう。

会議で自分の代わりに発言してくれた方がいたら、その相手にも謝罪と感謝の気持ちを伝えることが大切です。

電車遅延で会社に遅れる可能性がある時の連絡方法は？普段から心がけること

ここからは、電車遅延に備えて普段から心がけることを紹介していきます。

• メールと電話の使い分けを状況に応じて適切に
• 余裕を持った通勤を心がける

メールと電話の使い分けを状況に応じて適切に

メールと電話の使い分けを状況に応じて適切に判断できると理想的です。
電話は緊急の対応が求められる場合に使う必要があります。
一方で、メールはそこまで緊急性の高くないタイミングで連絡が必要な場合に使ってください。

先ほど業務に影響が出る場合のメールの連絡についても触れましたが、本来なら緊急性が高い場合は相手の時間を割いてでも電話で連絡します。
ただ、電車内だと電話は禁止されているため、先ほど紹介した例文は電話の使えない場所での緊急時のメールの文章であることを押さえておいてください。

余裕を持った通勤を心がける

余裕を持った通勤を心掛けてください。
始業時間の1時間前に会社に到着する必要はありませんが、その日の業務の準備時間を確保する意味でも、始業時間の20分前や30分前に到着しておくことをおすすめします。

上記の目安の時間から逆算して、自宅から会社までの通勤時間を踏まえて自宅を出る時間を改めて考えましょう。

まとめ：遅刻のストレスを最小限に抑えるために

自分の不注意は自分の責任であるとしても、電車の遅れをはじめとしたどうしても避けられない遅刻は少なからず発生します。
会社の上司や同僚・後輩も避けられない遅刻は許容してくれます。

ただ、遅刻した際やその後の対応が間違っていると、遅刻のストレスを相手に与えやすいです。

遅刻のストレスを最小限に抑えるためにも、早い段階でメールを送ってください。
また、次に遅刻することがないように可能な範囲で余裕を持って行動する癖を付けましょう。