アンケートのお願いメール例文：回答率を上げる依頼文の書き方とテンプレート

アンケートメールの依頼文の重要性と目的

アンケート依頼文はアンケートに回答してもらうために重要な文章で、回答したくなるような工夫がなされていないメールにアンケートを添えても回答してもらえません。

アンケート依頼文をしっかり考え、メールの読み手の感情を動かしてアンケートに回答してもらう必要があります。

アンケート回答のメール依頼文【例文テンプレート付き】

ここからは、シチュエーション別のアンケート依頼文テンプレートを紹介していきます。

1. 学生によるアンケート依頼文の例
2. 行政によるアンケート依頼文の例
3. お客様向けのアンケート依頼文の例
4. チラシでのアンケート依頼文の例

1. 学生によるアンケート依頼文の例

学生向けアンケート依頼文は、大学名とアンケートの目的、アンケートに対する大学の問い合わせ先の流れで記載してください。
大学生が作成するアンケートの場合は、研究責任者に該当するゼミの教員の名前も設定しましょう。

2. 行政によるアンケート依頼文の例

行政のアンケート依頼文も、基本的な構成は先述のものと同じで、目的や問い合わせ先を適宜書き換えてください。
行政のアンケートは市民の生活に直接関わる内容になる場合が多いため、より慎重かつ明確に調査目的を伝えましょう。

3. お客様向けのアンケート依頼文の例

メールでの基本的なアンケート依頼文は、調査の内容に合わせて変えてください。
サービスの品質向上の参考データとして活用したい場合は、具体的な目的までは記載する必要はありません。

4. チラシでのアンケート依頼文の例

チラシでの基本的なアンケート依頼文は、直接本文にアンケートの内容を記載してください。
メールならワンクリックでリンクが開けますが、チラシだとリンクを手打ちする必要があり、アンケートに回答してもらえません。
そのままアンケートに回答してもらえるように、基本的にはアンケートの内容を本文に記載しましょう。

ただ、Webで集めたデータは分析にそのまま使いやすいため、チラシにアンケートページに飛ぶQRコードを設置する方法もおすすめです。

アンケート調査のお願い・依頼文に必要な要素

ここからは、アンケート依頼文に必要な要素について紹介していきます。

1. 依頼者の情報と目的の明示
2. 回答所要時間と設問数の提示
3. 回答期限の設定
4. アンケートURLの記載
5. 個人情報の取り扱いについて
6. 問い合わせ先の提供

1. 依頼者の情報と目的の明示

アンケート依頼文には依頼者の情報と目的の明示が求められます。
有名な企業であれば、信頼があるからとアンケートに回答してもらえることもあるかもしれません。しかし、認知度の高くない企業がアンケートを依頼しても不信感を抱かれやすく、なかなか回答してもらえません。
まずは安心して回答してもらえるように依頼者の情報をきちんと提示しましょう。

また、アンケートの目的が不明確だと、メールの読み手にアンケートに回答する動機が生まれません。
アンケートの目的を具体的かつ簡潔にまとめて明示しましょう。

2. 回答所要時間と設問数の提示

アンケートの回答所要時間と設問数を明示することがおすすめです。
アンケートの目的が伝わり、共感してもらえたとしても、忙しい現代人はアンケートが長くなるなら回答したくないと考える傾向にあります。

アンケートの回答所要時間と設問数があらかじめわかっていて、回答にかかる手間が少ないと判断できたら回答してもらいやすくなります。

3. 回答期限の設定

アンケートの回答期限の設定を忘れないでください。
アンケートの回答期限がないと、アンケート回答で集めた情報を分析するタイミングを失ってしまいます。

回答期限を設けておき、アンケート結果をまとめて分析する時間を作りましょう。

4. アンケートURLの記載

アンケートURLの記載も忘れないでください。
アンケートURLが抜けていたり、場所がわかりにくかったりすると、アンケートに回答してもらえません。
アンケートメールは一斉送信することとなるため、不備があるとメールを送ったユーザー全てに不信感を与えてしまいます。

メールを送る前にアンケートURLを含めて欠けている情報がないか確認してください。

5. 個人情報の取り扱いについて

アンケートをお願いする際には、個人情報の取り扱いに注意してください。
アンケート内容によっては、回答者の属性や個人情報の収集が必要となります。
メールアドレスや氏名を記載してもらう場合、個人情報の漏洩が発覚すると、企業の信用を失ってしまいます。

6. 問い合わせ先の提供

アンケートのお願いと合わせて、問い合わせ先の情報も記載してください。
アンケートに賛同したとしても、何かしらアンケートに対して疑問をもつ方もいらっしゃいます。

疑問をもった方々の質問に回答できるように、問い合わせ先も記載しましょう。

回答率を上げるアンケート依頼文の書き方のコツ

ここからは、回答率を上げるアンケート依頼文のコツについて紹介していきます。

1. 簡潔で明確な件名の設定
2. 丁寧かつ簡潔な本文の作成
3. アンケートURLの目立つ配置
4. 謝礼の提示（存在する場合）
5. 最適な送信タイミングの選択

1. 簡潔で明確な件名の設定

簡潔で明確な件名の設定が必要です。
メールの読み手がアンケートに回答するまでのプロセスは以下の通りです。

1. メールの件名の確認
2. メールの本文の確認
3. アンケートの回答

メールの本文を確認する前に、メールの件名を確認するプロセスがあります。
特に企業からのメールはセールスメールと判断されて、本文が確認されないままスルーされてしまうことがよくあります。

メールの概要がわかり、関心を持たれやすい件名を設定すれば、メールの本文へのアクセスが可能です。

メールの件名の書き方完全ガイド | ビジネスで使えるタイトル例を徹底解説

2. 丁寧かつ簡潔な本文の作成

アンケート依頼文は丁寧かつ簡潔な本文になるように作成してください。
アンケートの内容が明確に伝わる本文であることが大切ですが、ダラダラと長い文章が書かれたメールを全部読んでくれる人はほとんどいません。

アンケートの目的が伝わる内容にしつつ、不要な部分は削ぎ落として読んでもらえる文章作りを心がけましょう。

3. アンケートURLの目立つ配置

アンケートURLはなるべく目立つ位置に配置することをおすすめします。
アンケートURLが本文の下の方にあると、アンケートの回答率が下がる傾向にあります。

アンケートURLはメールの冒頭や中間に配置し、メールを読んだ多くの方がアンケートに回答してもらえるように工夫してください。

4. 謝礼の提示（存在する場合）

アンケートのお願いメールには謝礼の言葉も添えましょう。
丁寧な対応をしてくれる企業はユーザーから高く評価されます。

貴重な時間を割いてアンケートに回答してもらっているため、時間を割いてくれたこととアンケートに回答してくれたことに対するお礼を伝えてください。

5. 最適な送信タイミングの選択

アンケートのお願いメールを送信する時間をよく考えて決めてください。
企業を相手とするメールを送る場合、夜間にメールを送っても気づいてもらえず、他のメールに埋もれてしまいます。

始業前の時間に余裕のある9時前や10時前にメールを送ると、アクションをとってもらいやすくなります。

一方で、一般ユーザーを相手とするメールを送る場合、日中は仕事や学校に出ていてなかなか回答してもらえません。
仕事や学校が落ち着く18時以降にメールを送ると回答してもらいやすくなります。

アンケート案内文のNGポイント

ここからは、アンケート案内文のNGポイントについて紹介していきます。

1. 不明確な件名や目的
2. 過度に長い文面や複雑な構成
3. アンケートURL以外のリンク挿入
4. アンケート以外のコンテンツの掲載

1. 不明確な件名や目的

不明確な件名・目的のアンケート依頼文にならないように注意してください。
メール送信者側としてはわかりやすい件名・明確な目的のアンケート依頼文になっていると感じても、一般ユーザーには伝わらない可能性があります。

専門用語を多用すると内容が伝わりにくくなってしまうため、できる範囲で専門用語の使用を避けて噛み砕いた言葉選びを心がけましょう。

2. 過度に長い文面や複雑な構成

過度に長い文面は読み手にストレスを与えてしまいます。
また、文章が複雑な構成になっていると、文章の内容を理解してもらえません。
先に結論から触れ、それから順を追って根拠・経緯を添えて文章を作ると、読み手に伝わりやすい文章となります。

3. アンケートURL以外のリンク挿入

アンケートURL以外のリンク挿入は避けましょう。
アンケートURL以外のリンクを入れると、読み手がアンケートURLと勘違いしてリンクを開き、混乱させてしまうことがあります。

特に企業メールだと自社のサービスの公式サイトをメールに添付することがよくありますが、少なくともアンケートのお願いメールには載せないことをおすすめします。

4. アンケート以外のコンテンツの掲載

アンケート以外のコンテンツの掲載も避けましょう。
アンケートと合わせて別のコンテンツを1つのメールに載せてしまうことには、読み手が目移りしてアンケートに回答してもらえなくなってしまうリスクがあります。

メールの目的・ターゲットがブレることがないように、アンケートに関することのみ記載したメールを作りましょう。

まとめ：効果的なアンケート依頼文で回答率アップを目指そう

アンケートのお願いをする際には、アンケートURLを掲載していれば誰でも回答してくれるわけではありません。
アンケートの目的を明確にして回答への賛同を得る必要があり、他のビジネスメールに埋もれない魅力的な件名の設定も必要です。
加えて、長すぎる文章は読んでもらえないため、丁寧かつ簡潔に文章をまとめることも大切です。

ユーザーの視点に立ってどのようなメールならアンケートに回答したくなるかを念頭において、件名・メール本文を作成し、回答率アップを目指しましょう。