打ち合わせで使う日程調整メールと返信の例文｜ビジネスで都合のいい候補日を聞くコツ

日程調整メールの基本構成と書き方のポイント

ここからは、日程調整メールの基本構成と書き方のポイントについて紹介していきます。

1. 件名：明確で簡潔に
2. 宛名と自己紹介：丁寧な言葉遣いで
3. 本文：目的、候補日、場所、所要時間を明示
4. 結びと署名：好印象を与える締めくくり方

1. 件名：明確で簡潔に

日程調整メールの件名は、用件が相手にすぐわかるように設定しましょう。
何についての「日程調整」なのかを、明確に書いておくと親切です。

件名の文字数は、15文字以内におさめるのが理想です。
なぜなら、一目で見て認識できる日本語の文字数は、14～15文字とされているからです。

スマートフォンでは、メールの件名の長さは15～20文字程度がよい、とされています。
このことからも、メールの理想的な件名の長さは15文字まで、といえるでしょう。

なお、ビジネスメールであれば、件名の長さは25～30文字になってもよい、とする考えもあります。
ビジネスメールはパソコンで読まれることが圧倒的に多く、スマートフォンよりも表示領域が格段に広いからです。

メールの件名は長くなりすぎないよう簡潔に、しかし用件は明確に伝わるように設定しましょう。

2. 宛名と自己紹介：丁寧な言葉遣いで

日程調整メールの本文は、相手の宛名から書き始めます。
相手の会社名、部署名、課名、役職、名字の順に明記します。
一行にすると長くなる場合は、途中で改行して読みやすくしましょう。

相手の名前は、漢字の変換ミスが起こりやすいので、注意が必要です。
「齋藤」さんと「齊藤」さんのように、違いに気づきにくい名字もあります。
相手から送信されたメール等がある場合は、間違いを防止するために、名字はコピー＆ペーストすべきです。

宛名の後には、一行のスペースを空けて、短いあいさつ文を入れます。
ビジネスシーンでは、「お世話になっております」が最もよく使われています。
次に、自分が所属する会社名と、名字を名乗りましょう。

宛名とあいさつ、自己紹介の例を以下に示します。

3. 本文：目的、候補日、場所、所要時間を明示

メールの本文には、打ち合わせの目的、候補日と時間、場所、所要時間を明示しましょう。

• 打ち合わせの目的
  何についての打ち合わせなのかを、明確に説明しましょう。
  話し合うテーマが決まっている場合は、箇条書きにすると見やすくなります。
  
  
• 候補日と時間
  候補日には、曜日も併記しましょう。日にちの勘違いを防ぐためです。
  もちろん、時間の設定も必要です。
  日にちと時間をセットにして、3〜5つの候補を提案するのが一般的です。
  
  
• 場所
  うっかりして忘れやすいのが、場所の指定です。
  オンラインの場合は、URL等の必要な情報も併記しておきましょう。
  
  
• 所要時間
  打ち合わせに要する時間の目安を記入しておきましょう。
  打ち合わせや会議には、予定していたよりも時間がかかってしまう傾向があります。
  所要時間は多めに設定しておくのがよいでしょう。

4. 結びと署名：好印象を与える締めくくり方

メール本文の結びには、相手の都合に合わせて日程を調整できることを伝えましょう。
こちらが複数の候補を提示しても、相手の都合がつかない場合があるからです。

日程調整できることを伝えた後に、対応と返信を依頼する一文を入れます。
好印象を残すために、クッション言葉を活用するとよいでしょう。

最後に、署名として自分の情報を記載します。

• 自分の会社名
• 所属部署
• フルネーム
• メールアドレス

の4つは、メールの署名に記載すべきです。

上記項目の他に

• 自社webサイトのURL
• 自社の郵便番号と住所
• 自社の電話番号

を記載する場合もあります。

ビジネスシーン別の日程調整メール例文集

ここからは、シーン別の日程調整メール例文について、以下の内容を紹介していきます。

1. 打ち合わせの候補日を提示する場合の例文
2. 相手に都合の良い候補日を聞く場合の例文
3. 日程の再調整を依頼する例文
4. 就活・転職活動で面接の日程調整をする場合の例文
5. 日程調整の返信メール例（承諾・再調整）

1. 打ち合わせの候補日を提示する場合の例文

2. 相手に都合の良い候補日を聞く場合の例文

3. 日程の再調整を依頼する例文

4.就活・転職活動で面接の日程調整をする場合の例文

5. 日程調整の返信メール例（承諾・再調整）

日程調整メールを送る際の注意点

ここからは、日程調整メールを送る際の注意点について紹介していきます。

1. 打ち合わせの候補日は複数提示する
2. 件名と本文は一致させる
3. 返信期限を設ける
4. 電話でのフォローアップも忘れずに

1. 打ち合わせの候補日は複数提示する

打ち合わせの候補日は、時刻と合わせて複数の候補を提示します。
提案した候補が1つしかないと、相手の都合がつかない場合に、再度メールをやりとりをする必要があるからです。

候補日と時刻の組み合わせは、3〜5程度を提示するとよいでしょう。
開始時刻だけではなく、わかるのであれば予定終了時刻も書いておくのがおすすめです。
終了時刻の目安がわかれば、相手は打ち合わせ後のスケジュールを組みやすくなります。

また、提案する候補の中で、曜日と時間帯を分散させておくのもよいでしょう。
異なる時間帯を含めておくと、相手は自分の都合に合わせて日程を選びやすくなります。

必要に応じて、候補日を選んだ理由を説明しておくと親切です。
具体的な理由を添えることで、相手は日程調整の必要性を理解しやすくなります。

2. 件名と本文は一致させる

メールにおいて、件名と本文の内容を一致させることは非常に重要です。
件名が適切に設定されていれば、相手はメールの内容と重要性を一目で把握できます。

もし、件名と本文の内容が一致していなければ、メール本文の見落としを引き起こす可能性があります。

お礼の後に用件を述べる本文の流れをとる場合は、特に件名の設定には注意が必要です。
たとえば、

のように、件名にはない用件を本文で述べると、相手は日程調整の部分を見落として、あなたへの返信を忘れてしまうかもしれません。

件名に用件を入れて本文の内容と一致させることで、重要事項の見落としを防げます。

3. 返信期限を設ける

日程調整のメールには、返信期限を特に定めない場合も多いといえます。

一方で、返信期限を設けたほうがよい理由がある場合は、期日までの返信をお願いすべきです。
返信期限を設けることで、日程調整の遅れを防げます。
特に、関係者が複数いるケースでは、1人の返信の遅れが関係者全員に影響するので、返信期限の設定は不可欠です。

返信期限を申し出る一文は、クッション言葉から始めるとよいでしょう。
期限を定める理由を述べた後、返信の期日を指定する流れにすると、スムーズです。

必要に応じて返信期限を設けることで、迅速かつ効率的な日程調整が可能になります。

4. 電話でのフォローアップも忘れずに

日程調整のメールを送る際には、時に電話でのフォローアップが必要です。

メールでの連絡だけでは、相手がメールを見落としたり、返信が遅れたりする場合があります。
電話でフォローアップをすることで、相手に確実にメールを確認してもらえて、早期に回答を得られます。

緊急性が高い場合の日程調整では、電話でのフォローアップが特に効果的です。
電話を一本入れるだけで、相手に重要性を認識してもらえるだけではなく、迅速に対応してもらいやすくなります。

また、電話でのフォローアップは、誤解を防ぐ手段としても有効です。
直接話すことによって、相手の理解度を確認して、補足説明ができます。

必要に応じて、電話でフォローアップすることにより、確実かつ迅速に日程を調整しましょう。

日程調整メールの返信のマナーとコツ

ここからは、日程調整メールの返信のマナーとコツについて紹介していきます。

1. 迅速な返信を心がける
2. 候補日の選択または追加提示
3. 不明点は遠慮なく確認する

1. 迅速な返信を心がける

メールに対して迅速な返信を心がけることは、ビジネスにおいて非常に重要です。
迅速な返信は、信頼関係の構築と、業務の効率化に直結します。

メールへの返信が遅れると、その後のスケジュール調整に、悪影響をおよぼすリスクがあります。
特に、複数の関係者がいる場合は、注意が必要です。
可能であればすぐに返信して、できるだけ早く日程を調整しましょう。

迅速にメールへの返信をすると、相手との信頼関係の構築にも役立ちます。
相手からの信頼を得られれば、今後のビジネスも円滑に進むでしょう。

さらに、メールを読んですぐに返信することで、自分の業務効率も高められます。
後で対応しようとすると、もう一度メールを開いて読む必要があるので、二度手間になってしまいます。
後回しにすると、返信を忘れてしまうリスクがあることも見逃せません。

日程調整のメールには、迅速に返信することを心がけると、信頼関係の強化と、業務の効率化につながります。

2. 候補日の選択または追加提示

日程調整のメールに返信する際は、可能であれば相手から提案された候補の中から、自分にとって最も都合のよい日時を選択しましょう。
先方が提案した日時なので、あなたが合意して連絡すれば、日程調整は完了します。

提案された日時で都合がつかない場合には、こちらから別の候補日時を提示する必要があります。
この際には、日時の候補を複数提示するのが重要です。

3～5つの候補を提示すると、相手は都合のよい日程を選びやすくなります。
複数の候補があれば、日程の再調整をスムーズに行えると同時に、相手への配慮も示せます。

また、日程の再調整をお願いする際には、できるだけ速やかに連絡することが重要です。
相手からのメールには早急に対応することで、信頼関係を構築できます。

3. 不明点は遠慮なく確認する

メールの不明な点を確認しておくことも、業務のスムーズな遂行には欠かせません。
打ち合わせの目的や参加者、場所等について不明確な点がある場合は、事前に確認しておきましょう。

不明点の確認は、信頼関係の構築にも効果的です。
あなたが相手からのメールに真剣に対応する姿勢は、相手からの信頼につながります。
今後のやり取りが円滑に進み、ビジネスにプラスの影響をもたらすでしょう。

あいまいな点がある場合は、遠慮せずに質問することも重要です。
具体的に質問して確認をとることで、誤解が生じるのを防げます。

あいまいな点を放置すると、後でトラブルにつながる可能性があります。
たとえば日程や時間、場所に間違いが生じると、当日の混乱を招き、業務に支障をきたします。
不明な点を事前に確認して不安を解消しておくと、問題の発生を未然に防げます。

まとめ：ビジネスを円滑に進める日程調整メールの極意

この記事では、

• 日程調整メールの基本構成と書き方のポイント
• ビジネスシーン別の日程調整メール例文集
• 日程調整メールを送る際の注意点
• 日程調整メールの返信のマナーとコツ

について解説しました。

ビジネスを円滑に進めるには、先方の都合を聞いたうえで、適切に日程を調整する必要があります。

今回紹介した情報と例文を参考にして、適切な日程調整メールを作成しましょう。